Service public des déchets, CALITOM assure la collecte et le traitement des déchets ménagers en Charente et gère à ce titre 31 déchetteries et 20 équipages de collecte en benne OM, 2 plateformes de compostage, 3 quais de transfert, 1 centre de stockage des déchets résiduels en activité, ainsi que le suivi post-exploitation de plusieurs centre de stockage.
CALITOM dispose d'une compétence collecte pour 357 communes, soit 200 730 habitants et d'une compétence traitement pour 389 communes, soit 245 417 habitants.
La collectivité s'est dotée d'une unité de prétraitement mécano-biologique pour un budget d'environ 26M€ dont la mise en service est prévue pour septembre 2012. Cette usine devrait traiter 27 500 tonnes d'ordures ménagères par an.

Historique et problématique du projet :
Historiquement, les services assuraient la programmation et le suivi des plannings des équipes d’exploitation en utilisant des outils bureautiques. Cette solution trouvait ses limites et freinait CALITOM dans sa volonté de développer la polyvalence, la flexibilité et la gestion annuelle du temps de travail.
En 2009, CALITOM a décidé de se doter d'un outil de gestion des temps de travail pour gérer ses effectifs et ses activités de manière opérationnelle et homogène. A ce titre, un groupe projet de 9 personnes issues de chaque service a été instauré. Madame PENIN, Directrice Générale en charge de l'Exploitation et chef de projet fonctionnel, et Monsieur KAABOUNI, DSI, avec l'aide du groupe de travail, ont recensé les besoins utilisateurs puis rédigé le cahier des charges et les pièces techniques du marché.

Processus de sélection et choix définitif :
Une fois la procédure lancée et les offres étudiées, 2 candidats ont été retenus pour faire une présentation de leurs outils et répondre à un questionnaire complémentaire destiné à préciser les offres et à compléter leur notation. C'est finalement AgileTime qui a été retenu par le groupe projet car il répondait à la plupart des fonctionnalités recherchées à l’exception de la planification des activités à forte granularité et des activités non prévisibles. L’outil AgileTime dispose en effet d’une logique de gestion des temps qui part de la ressource humaine vers l’activité et non l’inverse. Sa facilité de prise en main et son niveau de paramétrage ont été des valeurs ajoutées qui ont permis de conforter l'équipe projet et la Direction Générale dans le choix final.

Déroulement du projet :
« Nous avions une contrainte de temps puisque l'attribution du marché a eu lieu au mois de septembre 2010 et que nous devions faire la mise en œuvre pour le 1er janvier de l'année suivante » indique Monsieur KAABOUNI. L'autre difficulté majeure était l'implémentation des temps de travail de la déchetterie car il fallait travailler notamment sur les temps de déplacements qui sont calculés en fonction des kilométrages effectués. AgileTime, comme les autres progiciels de gestion des temps, ne permettait pas de calculer les temps de travail directement sur un kilométrage donné, il a donc fallu que Béatrice FORET, consultante experte d'EquiTime, fasse une table de correspondances entre les kilométrages et les temps pour calculer les primes et les déplacements des agents.
Une dernière difficulté imprévue fut l'interfaçage entre le logiciel de paye de la société CIRIL et AgileTime. Cette interface n'avait pas encore été développée par EquiTime, sa mise en place a pris du retard et a nécessité l'intervention de CALITOM contrairement à ce qui était prévu initialement.
Malgré tout, AgileTime a été installé puis mis en place sur des services pilotes assez rapidement pour respecter la mise en production sur tous les services en janvier 2011.
« Nous avons commencé par la direction de l'exploitation, c'est à dire globalement la collecte et la déchetterie et le service animation des territoires. Ensuite nous l'avons étendu à d'autres services comme l’équipement, le pôle traitement, etc... »
Finalement la mise en ordre de marche a été prononcée en avril 2011, (après la mise en production d'AgileTime à cause de la contrainte de temps), la vérification d'aptitude en septembre 2011 et la vérification de services réguliers en janvier 2012.

Les éléments qui ont contribué à la réussite du projet :
« La consultante, Béatrice FORET, et le chef de projet, Hervé CHEVALIER, chez EquiTime ont été des intervenants majeurs dans la réussite du projet, sans oublier Raphaël Taillandier qui s'est occupé de toute la partie technique » tient à préciser Monsieur KAABOUNI. « Madame FORET a très vite compris la problématique et notre organisation, surtout au niveau RH qui présente des spécificités dans le secteur publique. Son expérience lui a permis de nous épauler sur la gestion du temps globale mais également sur l'annualisation, le CET, etc... »

Le bilan après plusieurs mois d’utilisation :
« Aujourd'hui, si nous devions faire une enquête de satisfaction, le retour serait que l'outil est adapté pour une grande majorité de nos besoins, de notre activité, qu'elle soit collecte ou qu'elle soit traitement bien qu’il manque la prise en compte des activités du service Animation du territoire et du pôle maintenance (activités en grand nombre et parfois non prévues). Pour la gestion du temps de travail en tant que telle, oui ça remonte correctement les temps de travail, la planification est opérationnelle quotidiennement pour près de 130 agents, l'interface entre les systèmes est en place. »
Monsieur KAABOUNI ajoute qu' « au-delà de l'aspect financier (retour sur investissement qui reste à évaluer maintenant après 20 mois d’exploitation), la gestion des temps est opérationnelle et homogène, (...), les informations sont fiables, nous avons une gestion des plannings opérationnels pour l’ensemble de la collectivité. »

Les évolutions prévues :
« Nous souhaitons développer de nouvelles UEP* dans AgileTime pour y intégrer le maximum d'agents. Il nous reste également à mettre en service l'importation des données dans les variables de paye. » CALITOM souhaiterait pouvoir récupérer automatiquement dans le logiciel de paye les éléments variables issus des compteurs d'AgileTime.
« Aujourd’hui, les données sont importées à des fins de vérification, l’étape suivante sera l’intégration automatique dans Civil Net RH. Techniquement, les programmes sont prêts. »

Secteur : Collectivité Territoriale
Situation : Charente (16) avec 1 usine de prétraitement mécano-biologique, 1 centre de stockage, 31 déchetteries
Effectif : 214 agents

Enjeux du projet :
- Gérer les plannings opérationnels de l’ensemble des agents
- Comptabiliser les temps de travail
- Transmettre des informations fiables au service RH (éléments variables pour la paye)
- Gérer les ressources humaines de façon homogène (règles de gestion) d’un point de vue opérationnel

Bénéfices constatés :
- La gestion des agents de terrain (130) se fait de manière opérationnelle et homogène
- Les remontées d'informations vers la RH sont fiables
- Chaque agent encadrant dispose d'un planning quotidien à jour
- L’annualisation du temps de travail est maîtrisée par l’encadrement

Entretien avec Mohamed KAABOUNI, Directeur des Systèmes d'Information au sein de CALITOM et chef de projet technique sur la mise en place d'un outil de gestion des temps de travail et des plannings opérationnels puis pilote du SI AgileTime depuis sa mise en œuvre.