Dans le cas d'une facture papier, l'intermédiaire entre le fournisseur et son client, c'est le facteur. Dans le cas d'une facture électronique, dès que la facture est émise par le système comptable, elle doit être prise en charge et transmise au client sous un format qui lui permettra de la lire, de l'accepter et de l'archiver. Opérateurs de dématérialisation et plates-formes d'intermédiation sont nos nouveaux facteurs. Rencontre.

Une facture électronique suit les mêmes étapes principales d'établissement chez le fournisseur puis de validation chez le client qu'une facture papier. Cependant, sa nature informatique supprime toutes les manipulations physiques. Entrée dès son émission dans le système, elle est consultée et traitée par l'émetteur et le récepteur, puis archivée sans qu'une opération manuelle soit nécessaire. 

Une plate-forme d'intermédiation sert d'intermédiaire unique entre un acheteur et son fournisseur durant tout le cycle de vie de la facture. 

Les services rendus par une plate-forme sont :

• la connexion préalable entre les systèmes comptables et la plate-forme (connecteurs),
• la disponibilité des factures 24h/24, 7J/7,
• la sécurité des échanges,
• la sécurité des accès,
• la restitution à tout moment des factures sur CD ROM ou autre,
• l'interopérabilité entre les différents systèmes et plates-formes,
• l'archivage légal.

Il existe plusieurs plates-formes d'intermédiation (b-process, Deskom, Cegedim, ADP, Cogedim, Atos Wordline...). Il s'est formé autour de chacune d'elles des communautés (grande distribution, automobile, médical...). On peut donc imaginer 3 cas de figures :

• le fournisseur appartient à la même communauté que son client ou s'est lancé dans la dématérialisation fiscale pour répondre au souhait d'un gros client (comme Carrefour - voir cette fiche).
  Dans ce cas, il est naturellement client de la même plate-forme.
• le fournisseur est affilié à une plate-forme et le client à une autre.
  Les plates-formes s'échangent les flux de factures suivant le format de l'une ou de l'autre.
• le fournisseur est affilié à une plate-forme et le client à une autre.
  Mais le client envoie directement ses factures à la plate-forme de son client.

Il est difficile d'obtenir les chiffres liés à la facture électronique. A priori, déjà 1% des 2 à 3 milliards de factures annuelles sont dématérialisées et on estime que dans 3 ou 4 ans la majorité des factures issues des grands flux (grands comptes, gros clients, gros émetteurs, communautés... ) se feront sous forme électronique. 

En attendant un format standard basé sur XML et proposé par GS1, chaque plate-forme a créé son propre format pivot. 

Les documents numériques (factures électroniques ou factures scannées) sont stockés sur des disques magnétiques pour permettre principalement :

• chez le client : le règlement,
• chez le fournisseur : le rapprochement des paiements ou la relance éventuelle,
• chez le client et le fournisseur : les calculs de TVA.

Lorsque ces étapes sont effectuées, comme pour une facture papier, le document électronique est considéré comme archivé. Une application d'ILM peut par exemple prendre en charge le cycle des documents de facturation, des zones les plus actives aux zones les moins actives.
Le document archivé doit tout au long de sa période de conservation pouvoir être consulté et reproduit à l'identique :

• pour des besoins internes de contrôles comptables, fiscaux,d'immobilisations, de gestion de stock, d'historiques divers...
• sous une forme dite probante pour pouvoir être éventuellement produite devant un magistrat (voir notre fiche Archivage légal).

Pour effectuer un archivage à valeur probante, on peut soit s'adresser à un tiers archiveur, soit utiliser un dispositif interne d'archivage légal (voir notre fiche Worm sur disque magnétique).

   
Merci à Cyrille Sautereau, PDG de Deskom pour son aide dans l'élaboration de cette fiche.