Quelles sont les bonnes pratiques et quelle stratégie adopter en matière d'implémentation de SAP dans l'entreprise ?
Le cabinet ASK propose un examen de la maturité de l'entreprise en 5 niveaux. identifiés lors d'une précédente étude de bonnes pratiques.

Il est possible de mettre en évidence un modèle de maturité des entreprises face à SAP , à 5 niveaux. Il permet de caractériser la situation d'une entreprise en matière de gouvernance SAP et d'en déduire le niveau de gains stratégiques et économiques dont elle peut bénéficier compte tenu de son niveau de maturité. 

Ces 5 niveaux identifiés sont :

• 1 : apprentissage. Il est cité pour mémoire. Il n'existe plus guère dans la réalité des entreprises d'aujourd'hui. SAP était vu comme une simple solution fonctionnelle locale, par exemple FI pour la Finance ou MM pour les achats.
• 2 : industrialisation. SAP est vu comme une solution fonctionnelle globale et intégrée, par exemple R/3 pour les fonctions support.
• 3 : mutualisation.Il se caractérise par la mise en place d'une vision de l'entreprise à base de processus métiers standardisés, SAP servant en quelque sorte de « moteur » pour la réorganisation de l'entreprise par grands processus transverses et pour la mutualisation des solutions SI.
• 4 : alignement.SAP est vu comme l'outil principal non seulement pour les processus métier mais aussi pour le pilotage opérationnel de l'entreprise, en s'appuyant sur les données disponibles dans SAP et ses modules « décisionnels ».
• 5 : globalisation. SAP est vu comme une solution globale au service de la stratégie de l'entreprise étendue, par exemple comme un outil facilitant les opérations de fusion / acquisition décidées par la DG.

Ces bonnes pratiques peuvent être représentées dans le schéma stratégique ci-dessous :

Ces bonnes pratiques de niveau 2 peuvent être résumées comme suit :

• mutualiser l'infrastructure technique et organisationnelle : réduire les coûts directs de maintenance et d'évolution du SI par la mise en place d'une infrastructure technique commune et d'un centre de compétences SAP mutualisé.
  Si nécessaire, mettre en place un plan de convergence des SI SAP et / ou des CC SAP. Ne pas oublier la mise en cohérence des interfaces de données entre SI interconnectés.
• industrialiser le CC SAP Maître d'oeuvre SAP et l'organiser dans une optique de services :Industrialiser les différents services du CC SAP positionné comme maître d'oeuvre, appliquer un référentiel exigeant en matière de méthodes et d'outils, formaliser son offre et ses performances dans une optique de service, externaliser les activités purement techniques.
• consolider et animer de façon active la MOA :consolider et animer de façon active la MOAde façon à consolider la conduite du changement, aboutir à une expression claire, justifiée et industrielle des demandes, atteindre un bon niveau d'appropriation par les utilisateurs, anticiper sur les besoins futurs, mettre en place des mécanismes de travail collaboratifs.
• procéder à des transferts de compétences systématiques : procéder à des transferts de compétences systématiques de la part des intégrateurs en s'appuyant en particulier sur une documentation de bon niveau.

Les bonnes pratiques de niveau 3 peuvent être résumées comme suit :

• mettre en place des BPO :mettre en place des BPO (Business Process Owners) qui portent dans les métiers la vision par processus et faire évoluer le positionnement du Centre de Compétences SAP d'un rôle de MOE vers un rôle d'AMOA
• communiquer et partager cette vision par processus :depuis la DSI, les BPO et le CC SAP vers les managers métier et les utilisateurs
• standardiser et mutualiser le SI :, standardiser et mutualiser le SI y compris au plan fonctionnel (Core Model, ou Core System).
• renforcer la conduite du changement :renforcer la conduite du changement et sensibiliser les métiers à la qualité des données
• exiger la justification économique: exiger la justification économiquedes projets et évolutions, et limiter fortement les spécifiques
• mettre en place et piloter un programme SAP pluri-annuel
• externaliser :externaliser certaines fonctions opérationnelles de MOE pour lesquelles la maîtrise interne des compétences n'est pas indispensable

Ces bonnes pratiques peuvent être représentées dans le schéma stratégique ci-dessous : 

On voit que la stratégie de niveau 3 nécessite une gouvernance forte de la DSI et l'implication tenace des managers métier comme relais amplificateur auprès des utilisateurs.
Ces managers métier doivent être eux-mêmes suffisamment sensibilisés aux objectifs et aux enjeux du « changement de modèle » sous-tendu par le passage en niveau 3.

Les bonnes pratiques de niveau 4 sont pour une part un approfondissement des bonnes pratiques de niveau 3. Toutefois des règles nouvelles, caractéristiques du niveau 4 apparaissent , elles peuvent être résumées comme suit :

• vision internationale :porter systématiquement une vision internationale des projets
• modèle commun de pilotage :mettre en place un modèle commun de pilotage des métiers à partir de l'outil décisionnel BW
• vérifier l'alignement :vérifier régulièrement l'alignement stratégique des besoins, de l'organisation et du SI
• urbaniser :urbaniser le SI pour le rendre plus flexible à un changement significatif de métier, de périmètre (fusion) ou d'organisation - Mettre en place des règles d'architecture.
• externaliser la maintenance :externaliser la maintenance en TMA des applications non « coeur de métier »
• politique RH : mettre en place une politique RH pour les acteurs du CC SAP

On s'aperçoit que les mesures propres à ce niveau 4 correspondent à une intégration plus poussée du SI avec la politique générale de l'entreprise : politique internationale, politique de management des métiers, politique de changement de périmètre du groupe (fusion / acquisition), politique RH... ce qui nécessite que la gouvernance du SI soit traitée à haut niveau avec une impulsion forte de la Direction Générale.

Les bonnes pratiques décrites dans cette étude nous paraissent pour la plupart applicables à court ou moyen terme dans tout contexte d'entreprise concurrentielle.
Il nous paraît important pour une entreprise d'être en mesure d'atteindre au moins le niveau 3 de maturité sur cette échelle, pour espérer bénéficier des véritables gains et effets de levier proposés par SAP.
Toutefois, il ne suffit pas de dire pour faire. En effet, c'est un véritable plan de changement qui doit être mis en oeuvre dans l'entreprise pour espérer changer de niveau de maturité, et ce plan de changement doit s'appliquer de façon coordonnée à un ensemble d'acteurs :

• tout d'abord, à la DSI elle-même qui doit transformer sa vision et construire la gouvernance SAP pour pouvoir ensuite la porter dans l'entreprise
• ensuite, au Centre de Compétences SAP qui doit servir en quelque sorte de « point d'appui » au levier du changement manié par la DSI
• enfin, aux Métiers et à leurs managers, ce qui n'est pas la tâche la plus mince car elle nécessite un repositionnement fort de la relation Métiers / DSI au sein de l'entreprise.

Nous recommandons de profiter pour cela de toute démarche de type « schéma directeur » ou équivalent pour :

• énoncer et partager cet objectif au plus haut niveau de management,
• décliner les enjeux stratégiques en objectifs impactés par ce programme,
• sensibiliser les managers métier aux bénéfices des Bonnes Pratiques SAP dans l'exercice de leurs responsabilités.

Il ne faut pas espérer mener à bien ce type de changement en peu de temps : un plan à un horizon d'un à deux ans, selon le contexte et les objectifs prioritaires de l'entreprise, semble raisonnable ; à condition de parvenir auparavant à une « intention partagée » suffisamment forte par l'ensemble des managers concernés de l'entreprise.
 
 
D'après Gilbert Grenié, directeur associé, spécialiste centre de compétences SAP chez ASK Conseil.