SAP est désormais au coeur des SI de beaucoup d'entreprises. Mais est-il totalement opérationnel et tire-t-on du système le maximum souhaitable ?

Pour le vérifier, on peut effectuer un audit en se basant sur des indicateurs clés, les KPI. Mieux, on peut comparer avec le fonctionnement des systèmes équipant des structures comparables : c'est le benchmarking. Quatre critères peuvent être examinés : coûts, performance, productivité et qualité.

Le point qui se distingue est le taux de développements spécifiques et plus surprenant, le taux de développements spécifiques non utilisés.

Pour analyser le fonctionnement d'un système et détecter les points à améliorer, il faut collecter en permanence des informations sur son activité.
Cela tombe bien, les systèmes SAP enregistrent énormément d'informations concernant l'activité des modules standards comme des développements spécifiques. Dès lors, il sera possible d'utiliser rapidement des outils d'analyse et de simulation.

Lorsque les données de surveillance auront été récoltées et analysées, on pourra mettre en place une stratégie d'optimisation.
Suivant un cycle d'amélioration constante, maintenant classique, on pourra à nouveau étudier le comportement du système et rechercher de nouvelles améliorations.

A partir de l'observation du système SAP on pourra rechercher des améliorations sur 4 axes principaux :

• la réduction des coûts
• l'amélioration de la productivité
• l'optimisation des performances
• le développement de la qualité

La recherche de réduction des coûts porte sur 4 points :

• le comportement des développements spécifiques :
• l'évaluation des coûts de maintenance :
• la recherche d'économies potentielles :
• la liaison avec l'environnement utilisateur :

Les études mettent en valeur de fortes économies potentielles, variables suivant les besoins et les pratiques de chaque secteur d'activité.

Utiliser un système de gestion intégrée comme SAP implique forcément des développements spécifiques en périphérie pour le connecter aux autres applications et l'adapter aux besoins métiers. Ces développements sont réalisés en ABAP (voir cette fiche).
Mais ces développements sont également le gisement des principales économies potentielles :

• lors des phases de développement, bien entendu,
• dans les phases de maintenance, la standardisation et la documentation étant laissées à la discrétion des programmeurs, la maintenance demandera plus ou moins de ressources,
• lors des migrations que beaucoup d'entreprises hésitent à entreprendre.

Une des questions principales à se poser est donc la définition du taux optimal de développements spécifiques. L'obtention de benchmarks par secteur d'activité donnera une bonne indication de ce qu'il est possible d'obtenir dans une pratique réaliste.
Le point le plus frappant est probablement le très fort taux de développements spécifiques qui ne sont pas utilisés. 

Ces développements non utilisés (en moyenne 40 %) représentent des économies potentielles importantes si l'on renonce à les entreprendre, bien sûr, mais également lors des phases de maintenance et de migration.

Parmi les critères de qualité d'un système, on peut citer la pertinence de la réponse aux impératifs métiers, la fiabilité ou la qualité du respect des normes en matière de développements spécifiques.
Au moins un des critères de qualité d'un système est relativement simple à évaluer parce que mesurable, c'est le temps de réponse. On considère généralement qu'un bon temps de réponse doit se situer en dessous de 20 secondes et qu'au-delà d'une minute, il est perçu comme particulièrement pénible.