Une plate-forme d'archivage est une application destinée à conserver la plupart des types de document (bureautique, production, média...) avec, si nécessaire, la notion de conservation de la valeur probante du document (l'archivage légal). Visite d'un marché estimé à 18 milliards d'euros par an.

L'archivage a pour vocation de conserver les documents de l'entreprise dans les meilleures conditions. Ses 2 qualités principales sont donc :

• permettre de retrouver rapidement le document recherché
• le restituer à l'identique ou dans un format le plus proche possible de l'original.

Ces documents sont conservés dans leur quasi totalité pour des besoins internes :

• vérifications et analyses financières ou comptables,
• constitution d'un fonds documentaire du savoir interne.

Mais il arrive également qu'un document archivé soit ressorti pour être produit devant un inspecteur des impôts, voire un juge.
Dans ce cas, il doit avoir conservé sa valeur probante, c'est-à-dire les mêmes garanties de véracité que l'original. Ces garanties sont maintenant assez bien connues (voir notre fiche Archivage légal). La plate-forme d'archivage sera donc probablement capable d'ajouter à la conservation stricte du document, les conditions de conservation de sa valeur probante.

Suivant les documents à traiter dans l'entreprise, la plate-forme doit pouvoir :

• s'interfacer avec les systèmes d'information pour récupérer les documents électroniques produits (bureautiques, comptabilité, systèmes de production, RH...)
• numériser les documents qui ne le sont pas d'origine (à l'aide de scanner, de caméras...). La proportion de ces documents non numériques, aujourd'hui encore majoritaires dans les entreprises va probablement diminuer rapidement

Le type de stockage et de support constituera un point fondamental. Les critères seront :

• la rapidité d'accès au document (les bandes et les supports optiques sont généralement plus lents que les disques, surtout lorsque les volumes doivent être montés sur le lecteur),
• le coût à l'octet (là le disque n'est pas le moins cher),
• la pérennité du support (5 à 10 ans au maximum, quelle que soit la technologie),
• le coût de maintenance (les dispositifs mécaniques ne sont pas éternels),
• la non-réinscriptibilité (pour l'archivage légal),
• la possibilité de suppression (pour la conformité aux législations sur le respect de la vie privée).

Beaucoup de formats ne pourront plus être lus dans 10 ans, notamment les formats propriétaires. On fait donc le choix de conserver les documents dans des formats qui semblent être les plus standards et les plus pérennes, par exemple :

• PDF/A pour les textes
• emails en natif
• video en AVI

La plate-forme doit prendre en charge un document depuis son archivage jusqu'à sa restitution de manière à ne pas lui faire perdre sa valeur probante d'original. Ce processus doit être audité, c'est-à-dire que l'on doit connaître à coup sûr les différents événements de la vie du document. 

Les fonctionnalités sont :

• capture de l'objet (texte, radio médicale, vidéo...),
• authentification du document et de son auteur (empreinte, signature, horodatage),
• ajout d'éléments d'indexation pour une recherche ultérieure,
• ajout d'éléments de "confort" (par exemple explicitation d'un taux de TVA codé),
• transport sécurisé du poste client jusqu'au serveur,
• conserver du document avec les éléments assurant la valeur probante,
• mise à disponibilité du document pour l'utilisateur,
• restitution à l'identique,
• contrôle de la confidentialité,
• contrôle de l'authenticité,
• suppression du document à l'échéance fixée.

Pendant le processus, on pourra faire appel à des tiers de confiance :

• tiers certificateur qui certifie l'auteur (login, mot de passe) pour authentifier la signature (Kotio, Fast, Imprimerie nationale, Certinomis, Certplus...),
• dans certains endroits du processus, tiers horodateur pour certifier du moment des différents événements
• tiers archiveur pour apporter le service d'archive aux clients (Aspheria, Arkhineo...).

On pourra également utiliser des baies de Worms logiques (EMC Centera, HP RISS, IBM DR3xxx, NetApp SnapLock, Hitachi HCAP, Pillar Axiom).
 
Merci à Herni Cremades, directeur général de STS Groupe pour son aide dans la rédaction de cette fiche.