Jean-Louis Pascon, expert en gestion électronique des documents et consultant chez Open Bee, a accepté de nous partager sa vision concernant l’archivage à vocation probatoire.

Les enjeux de l'archivage à vocation probatoire pour les entreprises

Les entreprises sont de plus en plus dans l’obligation de conserver des milliers, voire des dizaines de milliers de documents, pour leur gestion quotidienne mais aussi pour des raisons juridiques car ces documents peuvent être nécessaires en cas de litiges ou de contrôles de l’administration fiscale.

Aujourd’hui, une copie électronique peut être reçue avec la même valeur probante que l’original papier par un juge, pour peu que certaines précautions aient été respectées pour produire cette copie. Les entreprises, mais aussi les administrations, ont la possibilité de se libérer du poids des documents papiers. Cela est synonyme de gains financiers. Rien qu’en supprimant toutes les manipulations des dossiers papier et les espaces de stockage nécessaires pour ceux-ci, les économies sont déjà au rendez-vous.

La récente évolution du Code Civil permet de conforter la transition digitale des entreprises. Elle était jusque-là freinée par les obligations légales de conservation du papier. En pratique, les entreprises devaient maintenir un double système d’archivage : numérique pour les besoins du quotidien, physique pour tout ce qui touchait à la conformité réglementaire et à la preuve.

Les bases de l'évolution concernant la copie numérique fiable et l’archivage à vocation probatoire

Le nouvel article 1379 du Code Civil a créé la copie fiable qui peut se substituer à l’original avec la même force probante que celui-ci. Il remplace l’ancien article 1348, dans lequel une copie numérique ne pouvait qu’être considérée que comme une copie fidèle et durable. Cette copie n’était pas équivalente à l’original papier mais était juste un commencement de preuve. Comme je le disais précédemment, cette évolution du Code Civil est donc une excellente nouvelle pour la transition numérique des entreprises. En effet, les objectifs de dématérialisation et, notamment, du zéro papier, dont on a si souvent parlé, sont désormais atteignables.

Les règles à respecter pour qu’un document soit considéré comme “copie numérique fiable”

La publication de la norme AFNOR NF Z42-026, en mai 2017, est venue fournir un référentiel pratique pour la numérisation à vocation probatoire. Pour qu’un document soit considéré comme “copie numérique fiable”, les entreprises peuvent se conformer aux prescriptions de cette norme et de la norme NF Z42-020 pour la partie archivage. De cette manière, elles seront en mesure de respecter les exigences du décret d’application de l’article 1379 concernant la présomption de fiabilité. Avec cette présomption, si la partie adverse conteste le document numérique, ce sera à cette partie de démontrer que la copie n’est pas fiable.

Plus concrètement, la norme NF Z42-026 est un descriptif qui concerne l’intégralité des processus de reproduction numérique fiable des originaux au format papier : qualité, méthode, conservation, lisibilité et bien sûr, sécurisation.

Prenons un exemple : pour être considéré comme copie fiable, un document électronique doit être garanti contre toute possibilité de modification dans le temps. La norme indique que des techniques comme l’horodatage ou la signature électronique, respectant les règles déterminées par le règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014, sont utilisables pour atteindre cet objectif. La norme précise le contexte d’utilisation de ces moyens.

Comment une organisation peut-elle mettre en place ce système ?

La norme NF Z42-026, associée à la norme NF Z42-020, représentent une chaîne de confiance : numérisation et conservation dans le temps. Mais cette chaîne de confiance n’est pas toujours simple à mettre en œuvre. Il est donc important, pour ceux qui souhaitent disposer de telles prestations, de bien vérifier que l’ensemble de cette chaîne est conforme à la Loi. Un des moyens est de recourir à des entreprises certifiées.

Chez Open Bee, nous travaillons, tout au long de l’année, avec des entreprises clientes souhaitant accélérer leur transformation numérique via la numérisation et l’archivage à vocation probatoire. Nous les accompagnons dans cette démarche grâce à notre expertise métier et à nos solutions technologiques.

En effet, nous sommes une des deux seules entreprises en France à commercialiser un coffre-fort électronique certifié par INFOCERT. De plus, via le réseau d’experts, dont je fais partie, Open Bee est l’un des rares éditeurs français à participer à la définition des futures normes européennes qui seront utilisées dans les années à venir dans le domaine de l’archivage.

Mais Open Bee ne fait pas que conseiller ses clients à être en conformité aux normes. Nous appliquons nos conseils à nous-même… Nous sommes en cours de certification ISO 27001 pour notre offre cloud...