Quatre ans ont été nécessaires à Carrefour Belgique pour traiter, de façon dématérialisée, près de 60% de ses factures. Ce résultat a été obtenu en organisant finement le projet, étape par étape. Lancée en 2005, la montée en charge fût très progressive. : 36.000 factures traitées en 2006, 198.000 la deuxième année, puis 488.000 en 2008. Pour l’exercice 2009, plus de 580.000 éléments «zéro papier» devraient transiter dans la comptabilité électronique du grand distributeur belge. « Le retour sur investissement a été atteint en seulement deux ans », met en avant Jérôme Nivet, chef du projet dématérialisation au sein de cette filiale du Groupe Carrefour. Aujourd’hui, il marque une pause, et relancera les actions de mobilisation auprès des fournisseurs en 2010. Le temps de faire le point.

Une montée en change progressive et continue

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Source : Deskom/Carrefour/GuideInformatique A ce jour, presque deux-tiers des grands fournisseurs ont basculé vers la solution de dématérialisation fiscale mise en place via une plate-forme d’échange électronique. Les responsables financiers et comptables de ces entreprises ont été convaincus par l’approche et la communication directe déployée par la direction de Carrefour Belgique. Des réunions d’information, des rencontres cadre, des approches via les opérateurs, des contacts directs avec les directeurs ont permis de préparer le terrain et lever, les oppositions les unes après les autres. La mise en place volontaire, progressive par étape, d’abord en doublon puis avec une montée en charge par niveaux, a permis de résoudre, au fur et à mesure, les écueils. A chaque étape le nombre des rejets de facture s'est réduit, motivant les acteurs qui voient progresser leurs connaissances et leur maitrise du système opératoire.

Un retour sur investissement atteint en deux ans

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Source : Deskom/Carrefour/GuideInformatique Pour les deux parties, la rentabilité est calculée par rapport aux économies réalisées sur chaque facture. Le prix moyen d’émission ou de traitement d’un document papier étant de près de 10 euros, l’investissement dans le traitement dématérialisé s’amortit rapidement grâce à un coût de traitement et d’archivage réduit. Côté fournisseur, le retour sur investissement est rapidement mesurable : moins d’envois postaux, vitesse de transmission, suivi des étapes du circuit comptable, réduction du délai de règlement, information sur la situation de chaque facture, aplanissement des rejets. Côté récepteur, les économies sont au rendez-vous dès que les volumes traités deviennent importants. Chez Carrefour Belgique, dans la pratique, les factures émises en EDI sont envoyées à Deskom, la plate-forme informatique externe choisie pour les traitements. Elles n’ont plus à être doublées d’un envoi en document papier pour l’archivage légal. Il faut noter que la maison mère française, elle, s’est dotée d’une solution, concurrente de Deskom, avec la plate-forme gérée par B-Process. La preuve que l’interopérabilité entre ces deux grands opérateurs est assurée. Pour Carrefour monde, elle se pratique quotidiennement au travers du système de connexion électronique d’échange C4Net mis en place par le Groupe.

Un processus encadré de bout en bout et des information aux étapes clef

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Source : Deskom/Carrefour/GuideInformatique Trois niveaux de contrôles et de validation assurent un rejet automatique des factures erronées, dès leur arrivée sur la plate-forme Deskom. Elles sont retournées directement aux émetteurs utilisant le service de cet éditeur, sinon sous forme de rapport d'émission envoyé par email pour les fournisseurs utilisant une autre solution interopérable. Carrefour Belgique sous-traite ainsi à Deskom la plupart des opérations réalisées habituellement en interne sur ses factures fournisseurs. Ce qui évite aussi la production d’Avoirs comptables ou l'écriture d’opérations diverses (OD) pratiquées en correction sur les factures non-conforme. Un processus traditionnel qui monopolise beaucoup d’énergie. L’effet direct est la création de nouveaux métiers, associés à la gestion des flux de facture, au rapprochement des bons de commande, à la levée des rejets, au contrôle qualité. Autre atout, le système est ouvert aux échanges transfrontaliers de facture. Les fournisseurs de Carrefour Belgique étant aussi français, luxembourgeois ou hollandais l’atout a de quoi séduire tous les groupes présents dans un autre pays européen.