D'abord communiquer

Les applications collaboratives les plus communes sont bien entendu les systèmes de communication :

• messageries électroniques,
• partage de calendrier,
• vidéoconférences,
• groupware rassemblant ces services.

Si ces applications n'ont pas révolutionné le fonctionnement de l'entreprise, elles sont par contre désormais présentes partout.
Au moins faut-il remarquer avec ces outils, l'apparition de nouveaux modes de communication et, notamment grâce aux messageries, l'apparition de dialogues en temps différé que n'aurait pas renié la marquise de Sévigné. Le fait qu'une conversation puisse s'instaurer, sans perte de message, alors que les deux interlocuteurs ne sont pas forcément présents au même moment ou en un même lieu est une des caractéristiques remarquables.

Workflow

Le workflow permet de relier les différentes étapes, d'un même processus. Ces étapes s'enchaînaient autrefois sans que les notions d'interdépendance ou de coordination soient vraiment explorées.
Le workflow entraîne donc la collaboration de gens qui n'avaient jusque-là pas obligatoirement de relations directes.

Publication collaborative

Au début étaient les fichiers Word et la possibilité de marquer les corrections dans une autre couleur. Maintenant, il y a les systèmes de publication partagée comme Spip ou les wiki.
Peu à peu le document s'enrichit des différents interlocuteurs. Il garde la trace de chaque modification afin de revenir en arrière ou de comprendre le cheminement intellectuel qui a conduit au document final.

Ensablement

L'arrivée du travail collaboratif part de quelques constatations :

• les tâches de l'entreprise sont de plus en plus complexes,
• le rôle de chacun est de moins en moins sécurisé par des emplois doublonnant (un technicien spécialisé et non 20 ouvriers à la chaîne),
• les impératifs de qualité de la production moderne réclament une maîtrise accrue des processus,
• le rythme de travail s'accélère jusqu'à devoir éliminer toutes les phases relationnelles et personnelles inutiles.

d'où la mise en commun nécessaire des informations et l'obligation de prévoir des systèmes d'échange simples et performants.
Simple et performant signifie qu'il ne peut s'agir des instruments tentaculaires et verbeux qui ont parfois été installés sans que l'on comprenne précisément à quoi ils pouvaient bien être utiles. De même, la salle de visioconférence, jouet coûteux et inutilisé du PDG, ne doit probablement être envisagée que comme le perfectionnement extrème du dispositif.
Dans l'installation de tels systèmes il ne parait donc y avoir que deux recettes :

• mettre en oeuvre des démarches collaboratives dont on perçoit clairement l'usage immédiat,
• procéder par extension progressive de ressources collaboratives (agenda partagés, portails d'information, systèmes documentaires...).