Meilleure traçabilité, gain de temps, amélioration du partage de l’information, réduction des coûts, optimisation du stockage et de l’archivage..., sont autant d’éléments en faveur de l’essor de la dématérialisation des documents et courriers professionnels reçus au format papier. Qu’ils soient de nature financière, commerciale, qu’ils aient trait aux achats, aux ressources humaines, à la relation client ou qu’ils transitent par un service courrier, la liste de ces documents et courriers concernés par un processus de dématérialisation s’allonge de jour en jour.

37% des documents reçus en 2010 seront au format papier puis dématérialisés

En mars 2008, les 200 organisations privées et publiques interrogées par Markess International, évoquaient déjà que 21% de l’ensemble de leurs documents et courriers reçus sous quelle que forme que ce soit (papier ou numérique) étaient plus spécifiquement des documents reçus au format papier et ensuite dématérialisés grâce à différentes opérations plus ou moins automatisées permettant de valoriser l’information et son traitement. La tendance d’ici 2010 est claire puisque ce taux devrait passer à 37% de l’ensemble des documents et courriers reçus !

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(Source : MARKESS International)

Légende : Évolution de la proportion de documents entrants dématérialisés, France, 2008-2010

Certaines organisations ont automatisé, grâce à des solutions matérielles et logicielles appropriées, la phase d’ouverture/extraction du pli papier et de préparation des documents (suppression des agrafes, identification des lots à dématérialiser, etc.), la numérisation de ces documents (que celle-ci soit réalisée en interne ou confiée à un prestataire externe) ou la reconnaissance et la lecture de documents. Mais il faut préciser cependant que la dématérialisation de documents et courriers entrants au format papier ne se limite pas à ces phases amont et à la simple numérisation grâce à des outils de scanning. Elle n’apporte de réels bénéfices qu’avec l’automatisation de toutes les phases de la chaîne de dématérialisation amont et aval et plus particulièrement avec celles associées au parcours de ces documents dans les organisations et aux usages qui vont en être faits.

Besoin de solutions d’activation de workflow

En 2008, les organisations interrogées semblent s’être majoritairement attachées à la phase amont de la dématérialisation de leurs documents et courriers entrants au format papier, celle liée à l’automatisation de leur traitement via des solutions de scanning ou de numérisation. Afin de tirer profit de tous les bénéfices de la dématérialisation, les besoins devraient donc progressivement évoluer vers un recours plus important à des solutions d’activation de workflow pour la validation, le contrôle, l’identification des gestionnaires de documents. La tendance va aussi vers des solutions d’extraction automatique de données contenues dans les documents entrants afin de les intégrer au système d’information et/ou aux applications de l’entreprise (métiers, GED, etc.). Enfin, il ne faut pas oublier les solutions d’archivage électronique (à valeur probante ou non) permettant la conservation dans le temps.

Les principaux catalyseurs de la dématérialisation

Afin d’accélérer le passage des organisations dans l’ère du numérique, plusieurs éléments sont à prendre en compte. Accompagnement au changement et formation permettant de lever les freins inhérents à une forte culture papier. Investissement à consentir dans des solutions de dématérialisation. Connaissance de la réglementation à suivre pour les documents à valeur probante. Voila les principaux catalyseurs de la dématérialisation des documents et courriers reçus au format papier que toute organisation qui souhaitent s’engager sur cette voie se doit de considérer avec acuité.