Il faut donc rechercher les coordonnées de chaque exploitant de réseau et lui adresser une demande. L'exploitant dispose de 10 jours pour répondre. Passé ce délai, le demandeur envoi une relance et 3 jours plus tard, s'il n'a pas de réponse, il peut commencer les travaux.
Pour ceux qui doivent effectuer ces travaux, souvent des PME, chaque intervention débute donc par une phase particulièrement chronophage et sans valeur ajoutée particulière.
 

La problématique

Le portail DICT.fr se charge donc de mettre à la disposition de ses clients une base de données des exploitants à contacter, et, surtout, se charge pour eux de l'ensemble des procédures administratives et de leur archivage. Il permet ainsi de simplifier ces démarches grâce à :

• un référencement des exploitants de réseaux
• un seul et unique formulaire de saisie en ligne
• une diffusion automatique des DICT
• une meilleure traçabilité des envois.

En 2006, DICT.fr a acheminé 6 millions de documents. Pour ne pas être à son tour noyé sous les formulaires administratifs, DICT.fr ne pouvait pas se contenter d'un processus de gestion de courrier traditionnel.

La solution mise en place

DICT.fr utilise aujourd’hui les solutions d’Esker au quotidien pour automatiser et externaliser l’envoi des Déclarations d’Intentions de Commencement de Travaux de ses clients, soit :

• plus de 1600 courriers par jour
• jusqu’à 18 000 fax par jour
• 1000 lettres recommandées par mois

Bilan

La solution d'automatisation des courriers permet :

• des gains de productivité
• une économie de matériel et de consommables
• ueilleure gestion des pics de volumes
• la traçabilité des envois