Les documents traités par une entreprise sont de nature extrêmement variée :

• documents commerciaux (commandes, factures...)
• documents administratifs (déclarations de TVA, DADS, bulletins de paye...)
• documents légaux (titres de propriété, actions...)
• documents courants (post-it, lettres de réclamation...)

On comprend immédiatement, que l'intérêt de chaque type de document est différent, que les coûts et les impératifs de production, de transmission et de conservation vont varier considérablement. La dématérialisation, comme la qualité ou la mobilité, sont donc des notions abstraites, plutôt que des principes de travail.

Qu'est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation, c'est le remplacement du support papier par un fichier informatique à l'occasion de l'échange ou de la conservation des informations.
On peut donc distinguer 2 cas :

• le document est émis à l'origine sur un format papier,
• un document est uniquement sous format numérique (comme un mail, par exemple).

De ces 2 cas découlent schématiquement 5 situations :

• original papier conservé : la dématérialisation a pour objet notamment de diminuer le nombre de copies ou de permettre la consultation en ligne. L'original est archivé à titre de preuve dans un stockage éloigné ou est transmis en parallèle au document dématérialisé.
• original papier non conservé, : il s'agit de document courant, n'ayant pas vocation à faire preuve ou représentant un enjeu financier jugé mineur,
• original papier non conservé, copie authentifiée, : certaines dispositions techniques sont prises pour que l'unique exemplaire (électronique) représente une valeur de preuve suffisante dans les cas considérés,
• original électronique authentifié : certaines dispositions techniques sont prises pour que le document électronique représente une valeur de preuve suffisante dans les cas considérés,
• original électronique quelconque : aucune précaution n'est prise. On considère, soit que document n'aura jamais une quelconque valeur de preuve, soit qu'il appartiendra en cas de litiges aux différents acteurs d'en déterminer la valeur.

Intérêt de la dématérialisation

La dématérialisation des documents apporte de nombreux avantages liés à la disparition du support physique :

• accélération des flux,
• diminution des coûts de traitements,
• diminution des frais d'envoi (affranchissement)
• suppression d'une grande partie des surfaces de stockage, notamment les surfaces intermédiaires (lors des étapes de traitement des documents).

Mais la dématérialisation apporte également au moins deux fonctionnalités nouvelles, liées à l'entrée des documents dans le système d'information :

• l'optimisation des flux de documents avec les applications de workflow,
• le partage de l'information, spécialement avec les applications GED.

Ces 2 types d'application présentent généralement de nombreux éléments en commun.

Notions légales

Les précautions prises varient donc suivant le format d'origine (papier ou électronique) et la valeur que l'on veut attribuer au document. Plusieurs textes nationaux et européens définissent différentes modalités pas toujours claires ou compatibles entre elles. Ces modalités découlent notamment de plusieurs notions :

• la dématérialisation vue par le législateur,
• spécifiquement, la dématérialisation des factures, dite dématérialisation fiscale,
• le moyen de la preuve,
• l'archivage légal.

Dématérialisation

La loi du 13 mars 2000 (JO du 31 mars 2001) pose le principe (très théorique...) de l'indépendance entre le document écrit et son support technique. Ces dispositions sont conformes à l'esprit des directives européennes mais se sont révélées peu applicables en l'absence de directives précises ainsi que d'une jurisprudence effective.

Le moyen de preuve

En droit commercial, la preuve est libre. C'est-à-dire qu'il revient au juge d'apprécier l'authenticité du document qui est produit (à noter cet aspect amusant ! un décideur ne souhaitant probablement pas s'en remettre à la chance, attendre un procès pour savoir si son choix était judicieux et préférant à coup sûr mettre en place une procédure fiable).
Il peut donc s'agir d'un e-mail, ou d'une image numérisée ou d'un pdf d'un document.
Dès lors, un document électronique peut avoir la même valeur de preuve qu'un document papier.
Toutefois, ce document numérique doit remplir 3 conditions :

• permettre la restitution d'une copie fidèle à l'original,
• permettre l'identification de son auteur (signature),
• être conservé dans des conditions de nature à garantir son intégrité (archivage légal).

Cette même loi a reconnu la validité juridique de la signature électronique au même titre que la signature manuscrite.
Le décret du 30 mars 2001 pris en application de la loi précitée détermine les conditions pour que des procédés de signature électronique puissent être considérés comme fiables, notamment le recours à des prestataires de services de certification qui délivreront des certificats de signature électronique après avoir vérifié l'identité des demandeurs (ces prestataires utilisent des systèmes de cryptographie à clés asymétriques, ou PKI).

Archivage légal

L'archivage légal a pour vocation la conservation des documents dans des conditions qui permettent de les réutiliser avec une valeur de preuve (c'est-à-dire qu'ils doivent rester probants en cas de litige et de passage devant un juge).
Consulter la fiche "Archivage légal".

Dématérialisation des factures, dématérialisation fiscale

La dématérialisation des factures revêt une importance prépondérante, notamment dans sa dimension fiscale. Par rapport aux principes légaux de dématérialisation d'un document quelconque, le code des impôts a fixé pour les factures au moins 2 points particuliers en 2002 (articles 289 bis et 289 V) :

• la notion d'original, est plus restrictive, et ne considère que l'original papier lorsqu'une facture a été émise au format papier,
• la notion de signature, est plus souple que dans les textes de 2001.

Consulter la fiche "Dématérialisation de factures, dématérialisation fiscale".

L'Etat et la dématérialisation

Le gouvernement a prévu et organisé la dématérialisation des échanges, notamment dans des dispositions de 1999 et dans la loi sur la Société de l'Information. Il fait plus qu'accepter, puisqu'il impose parfois les échanges électroniques, notamment dans le domaine fiscal (télédéclaration - voir ce dossier) et médical (carte Vital).
L'Etat ne souhaitant pas être une autorité de certification, il se positionne comme un des clients des systèmes à clé publique. Les CA (Autorités de Certification) sont l'interlocuteur auprès de l'Etat et sont responsables des certificats qu'ils gèrent.