Le voyage est un secteur où un nombre considérable de factures est échangé. A un voyage correspond une facture. Sous l’impulsion de ses clients, qui demandaient de dématérialiser leurs factures reçues, CWT France réfléchit à une solution dès début 2007. Elle lance un appel d'offres pour trouver le prestataire qui l'aidera à mettre en place le projet de dématérialisation de son activité Voyages d’Affaires France. Avec près de 5 millions de factures envoyées par an, l’enjeu est plus qu'important ! Dès septembre 2007, le processus est mis en production autour d’une solution éditée par Accelya.

[SOLUTION]

« De par son ampleur et ses impacts, le projet de dématérialisation fiscale des factures clients était stratégique pour nous. L’expérience d’Accelya et sa culture du service nous ont convaincus, résume Antoine de Noyer, Directeur financier de CWT France. De tels projets de dématérialisation sont, en effet, de véritables projets d'entreprise, qui impliquent différents services : commercial, opérations, comptabilité, juridique, informatique... Il était crucial de bien les préparer, et d'être bien conseillé, pour les mener avec succès.» Plusieurs étapes ont été respectées.
D’abord CWT France a proposé à ses clients grands comptes deux types de solutions, selon leur maturité en termes de facturation électronique. Soit l'intéropérabilité avec une plateforme de dématérialisation de factures déjà en place, soit un package complet pour s’adaptater à un format de données standard avec archivage à valeur probante des factures pendant 10 ans et accès aux originaux de factures depuis le portail Clear' Invoice.
Les factures sont dématérialisées fiscalement en un format structuré, selon l'article 289 bis du Code Général des Impôts.
En 2009 : CWT France propose le service "Déploiement Massif" de l'offre Clear' Invoice avec la dématérialisation fiscale des factures en PDF signé - selon l'article 289 V du Code Général des Impôts -, l'archivage à valeur probante pendant 10 ans, l'envoi des factures par e-mail, l'accès aux originaux depuis le portail, mais aussi et surtout un travail commun avec Accelya pour la qualification des clients, ainsi qu'un ensemble d'outils marketing et de formation pour le déploiement du service.
La démarche de déploiement est progressive, les clients ayant le choix de passer ou non à la dématérialisation de leurs factures. 5 800 comptes de facturation clients devraient ainsi recevoir leurs factures dématérialisées fiscalement en PDF signé d'ici fin 2010 / début 2011, pour un volume de près de 3 millions de factures.

[CLIENT]

Carlson Wagonlit Travel (CWT) est spécialisé dans la gestion des voyages d’affaires. Présent dans plus de 150 pays, ce voyagiste travaille avec des entreprises de toutes tailles ainsi que les administrations et les organisations non gouvernementales.

[FOURNISSEUR]

Accelya, éditeur spécialisé dans le traitement de données sensibles et les flux dématérialisés depuis plus 30 ans.

[PROGICIEL]

Clear' Invoice est un service complet externalisé de dématérialisation des factures. Il inclut des modules de workflow, de rapprochements et de gestion des litiges, ainsi que l'archivage à valeur probante et des applications en ligne qui traite l'ensemble des factures fournisseurs, clients ou intragroupe (formats libres ou structurés).

[AUTRES OFFRES PROGICIELS]

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