Le contrat Open de Microsoft autorise le transfert de licences à un tiers. En d’autres termes, l’article 5 du « Microsoft Open Lisenses Agreement version 5.1 » autorise la cession des droits d’usage du progiciel. Peu de clients utilisent cette possibilité. C’est pourtant ce qu’a fait le conseil général des Pyrénées-Orientales au profit des services informatiques de la région Languedoc-Roussillon, courant 2008. Plus précisément, il s’agit du transfert de licences MS Office 2000 (pour 100 utilisateurs) contractées en 2001 ; et de 200 XP et 10 Office XP developper (pour 210 utilisateurs) contractées en 2002.
L’opération a été réalisée à titre gratuit et autorise le conseil régional Languedoc-Roussillon à utiliser sans rien débourser et en toute légalité des licences MS Office (Word, Excel, Powerpoint, …) acquises par un autres.

Transférer plusieurs centaine de licences d’un seul coup

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Légende : Une fois les deux parties d’accord, deux simples délibérations ont permis le transfert, dans le respect des règles du contrat signé avec Microsoft, de plusieurs centaines de licences. L’Adullact (Association des Développeurs et des Utilisateurs de Logiciels Libres pour l'Administration et les Collectivités Territoriales) publie ces délibérations sur son site.
ICI la délibération du CG 66
ICI la délibération du CR Languedoc-Roussillon

C’est en 2005 que le département Pyrénées–Atlantiques a commencé à implémenter des suites bureautiques libres de type Open Office, en vue de remplacer des applications Microsoft Office dont le budget était élevé. Après trois ans, le personnel formé et la migration des 1700 postes de travail vers Open-Office réalisée, les licences Microsoft étaient devenues inutiles.

Une bonne gestion des deniers publics

D’un autre côté, en 2008, le Directeur Général des Services de la Région Languedoc Roussillon souhaitait conduire le même type de projet de modernisation bureautique avec des applications Libres en 2009, mais dans le temps nécessaire de formation/implémentation d’Open Office, il lui fallait temporairement exploiter des licences Microsoft.
L'opération a été réalisée par les deux collectivités locales, en accord avec les termes de la licence de Microsoft. D’un côté une délibération du conseil général des Pyrénées-Orientales autorise le transfert des licences de la part du propriétaire. De l’autre le conseil régional Languedoc Roussillon accepte les modalités du transfert des lots. La convention de transfert de licence précisant même que cette solution « a été retenue dans un esprit de bonne gestion des deniers publics ».

Le passage au Libre n'est plus une opération très technique

Pour Jean-Louis Bernard (JLB Consultant), cette opération est exemplaire à plus d’un titre. « Tout d'abord, elle traduit le fait que des grandes collectivités - un département et une région - font le choix d'Open Office. Et c'est vrai aussi pour de grandes entreprises. » Ensuite, il met en avant que le passage au Libre n'est plus très technique, même lorsqu’il s’agit d’équiper plusieurs centaines ou milliers de personnes.
« Open Office est parfaitement fiable, mais la formation des utilisateurs est essentielle pour passer, par exemple dans ce cas précis, de MS office 97 à Open Office 3.1.1 dans de bonnes conditions. La tache est en fait aussi importante que pour franchir le pas vers la version MS Office 2009. »

Une solution adaptée à la situation

C’est d’autant plus vrai qu’il s’agit, pour la Région Languedoc-Roussillon, de faire un "pont" de deux ou trois ans, le temps de former ses utilisateurs et déployer des licences Open Office. « La solution de transfert de licences entre des entités "partenaires" sur l'opération, est donc parfaitement adaptée à la situation. »
Convaincu des bienfaits de l’Open source, Jean-Louis Bernard encourage les structures à signer leurs licences en pensant aux possibilités de sortie de contrat. « L'arrivée de Windows 7 va poser le même problème à toutes les structures et grandes entreprises quant au système d'exploitation et à l'interface utilisateur, car les solutions dans le "monde du libre" ou dans "le nuage" existent et sont parfaitement opérationnelles ». A ses yeux, Microsoft est devenu une solution « comme d'autres ».