Jusqu'en 2005, la mairie de Bourges utilisait des ordinateurs, mais pas de système d'information. Le schéma directeur commandé alors par la direction générale de la ville montre que le rôle du service informatique se limite à la distribution et à l'installation de PC dans les services internes. Pire : la moitié des postes de travail n’est pas connectée en réseau, il n’y a pas de véritable Système d'information (SI), seulement un bric à brac d’applications ou de bases de données (généralement sous Access) configurées individuellement par les services. Seule l’application de gestion financière, sous SDL7, est homogène, mais déjà ancienne, et ne répondant à l’évidence plus aux besoins des utilisateurs. Pour une mairie assurant la gestion d'une ville de 72.000 habitants, l'ensemble ne brille pas par son efficacité.
«LE DSI TIRE LES ENSEIGNEMENTS DE SA MÉTHODE » Source : GuideInformatique.com
Intervention de Michel Géri, directeur des systèmes d'information (DSI) de la maire de Bourges, sur la mise en œuvre du schéma directeur et ses conséquences, lors du colloque «Organiser l’e-administration locale au service du citoyen», 9 décembre 2008 au Sénat.
A la base, le schéma directeur préconise de construire un SI avec une équipe informatique allégée. Celle-ci est alors structurée autour de 12 personnes, dont un DSI, un responsable du système informatique et un responsable des systèmes d'information. Trois informaticiens s’occupent du SI. Un ingénieur, chef de service et deux Techniciens responsables de domaines C’est trop peu pour assumer l’ensemble de la maîtrise d’ouvrage. La nouvelle direction générale – ainsi que l’adjoint responsable - sont conscients des enjeux et des bénéfices des NTIC pour la mairie et les citoyens. Ils mettent la barre haute : l’administration doit se doter d’outils modernes et performants, leviers indispensables de la conduite du changement et de la performance nécessaire.

D'abord, rassembler toutes les données des ressources humaines

Le schéma directeur de la Mairie de Bourges trace une perspective avec un enjeu prioritaire : dès le départ, rassembler toutes les informations concernant les ressources humaines. Il s’agit de construire une base des données de GRH centralisée, complète et homogène. Dans le schéma directeur l’accent est mis sur la dématérialisation tout azimut. Pour cette dématérialisation il faut construire au préalable les socles de gestion. Afin de débuter au mieux le projet, la stratégie a été d’implémenter la paie dans les services, avec l’application Sedit Marianne et d’assurer les échanges en construisant le réseau interne en parallèle.

MICHEL GÉRI : UN PROFIL INFORMATICIEN TERRITORIAL PASSÉ PAR L'ASSURANCE Titulaire d’un DEA d’informatique de l’université de la Méditerranée (Aix-Marseille II), Michel Géri a travaillé pour un office de recherche, puis pour les Assurances mutuelles et agricoles, devenu Groupama. En 1985 il devient directeur informatique de la Mutualité agricole de Bourges. En 1989 il est nommé à la mairie de Niort en tant que DSI à l’époque de la multiplication des réseaux, des micros et des minis. Fin 2006 il rejoint la DSI de la mairie de Bourges dont il prend la direction.

La mise en place de l’application GRH de Sedit Marianne a rapidement progressé. Dans chaque service, une personne a été dédiée aux SIRH, et une quarantaine de correspondants a été formée. Les agents ont compris l’intérêt du changement. La nouvelle paie a démarré en janvier 2008. Cela a été le premier maillon de la décentralisation des services. La paie est devenue une expertise centrale, mais dont la saisie des données est faite dans les services. Il fallait identifier les tâches à conduire dans chaque entité : les éléments variables, les heures supplémentaires, …. L’atout de ce type d’implémentation est, en parallèle, de lancer le chantier du réseau télécoms. Ce support sert la mise en place de l’application et pose les bases du fonctionnement futur.

Créer un simple usine à gaz

Côté application financière, le problème était une faible prise en main de l’outil par les utilisateurs directs. La différence entre le « j’ai besoin » et le « j’ai l’usage ». Chaque service gère alors ses données comme il peut. Courant 2007 la demande était de construire une gestion financière en AP/CP (autorisations de programme et crédits de paiement, en mode gestion de projets). L'application SDL7 était utilisé comme une solution globale, mais ne permettait pas d’assurer un suivi par opération, or il y a beaucoup d’opérations à traiter. Un stagiaire a alors réalisé un produit maison permettant de structurer les lignes comptables. Baptisé OASIS, ce développement permet de faire des tableaux de suivi des crédits globalisés par opération et des macro plannings. Entre visualisation des projets et décisionnel. Il ne fallait pas créer une usine à gaz, mais quelque chose de simple : prendre des lignes de crédit et faire une consolidation des écritures de compte par rapport au conducteur de chaque opération. Cela a permis de structurer la démarche en AP/CP. Celle-ci est opérationnelle depuis fin aout 2007. Un appel d’offres pour la gestion financière a été lancé fin 2007. En mai 2008, Astre de GFI est retenu. Oasis restera pour gérer les opérations et mener l’analyse financière des services en AP/CP. En finance Bourges poursuit sa marche vers la dématérialisation et la décentralisation. Dématérialisation des factures (scan des factures papier dès leur arrivée et intégration à la base finances via un système de reconnaissance optique, mais aussi travail sur la facture électronique comma l’a déjà fait le CG de la Moselle avec France Télécom) La dématérialisation des factures arrivées et scannées ne change pas le schéma de validation et de transit des documents, mais modifie la façon de travailler des agents. Avant il n’y avait pas de centralisation des factures. Une fois dématérialisées les factures ne sont plus manipulées par les services sous forme papier. Elles passent sur le réseau en flux continu et non plus par à coup. Il sera possible de faire des statistiques sur les dates d’engagement et de paiement. De mettre en place des tableaux de bord, de suivre les délais.

De la construction d'un référentiel population à la dématérialisation

Un autre très gros projet a démarré en septembre : il s’agit de bâtir un référentiel « Population » afin de gérer toutes les données en relation avec le citoyen. État civil, action sociale, enfance, scolaire, péri scolaire, c’est un grand projet d’e-administration qui touche à plusieurs secteurs. Il faut aller à des portails d’accès. Ce référentiel population sera interconnecté avec tous les services, c’est, par essence l’outil du « guichet unique », Bourges préfère l’appellation de « Guichet virtuel polyvalent ». C’est un projet stratégique, il s’agit du cœur de métier de la mairie. La dématérialisation des délibérations n’est plus un serpent de mer. A partir du 12 décembre, le système Teamnet (DBX,) traitera l’application du début à la fin, et progressivement jusqu’à l’archivage. Les élus auront la possibilité de signer numériquement par internet. La formation et l’incitation à utiliser le système seront conduites individuellement auprès des adjoints concernés, Adjoint par adjoint. De même les bordereaux électroniques des finances seront dématérialisés dans le cadre de la mise en place du PES V2 (démarrage des tests en janvier 2009). La signature sera sécurisée en niveau 3 et fonctionnera sur un parapher électronique. Bourges est en cours de consultation sur ce sujet. Cela permet à l’élu de voir le document à signer, de voir qui a validé un document avant lui, et d‘avoir sur un même support des documents de nature diverse (finance, RH, textes, …). En parallèle, la DSI a travaillé à mettre en place une gestion de bibliothèque et une gestion de l’action sociale. Il y a aussi quelques projets techniques annexes de type GED. La DSI travaille avec Sharepoint pou gérer les besoins et met en place un workflow pour toutes les données qui ne sont pas fonctionnelles (RH, Finance, population, …).

Organiser le lourd chantier de la formation du personnel

A Bourges, les projets informatiques sont conduits d’une façon homogène. Cela commence par un groupe de travail avec les agents les plus impliqués. L’étude consiste alors à dresser les objectifs, définir ce que l’on veut en faire, préparer la présentation qui sera montrée aux élus, puis à l’ensemble de la population. Pour l’implémentation, la DSI travaille par secteur service ou direction. Le chantier lourd est la formation du personnel en matière d’organisation. Il faut planifier les actions en amont, plancher avec des groupes de travail sur la définition des besoins, faire de la « marteau thérapie » sur le management, et diffuser suffisamment de sessions de formation. La stratégie est généralement définie au moment de l’élaboration du projet. Il faut alors de l’énergie et une bonne volonté pour convaincre l’encadrement de travailler différemment. Quand un comptable qui travaillait sur SDL7 passe à Astre, cela ne peut se faire qu’après une bonne formation. Il faut alors travailler par couches, informer, puis former puis laisser reposer et reprendre. Progressivement la mairie ouvre les modules de dématérialisation des RH : sur les congés avec une application en ligne. Cela amène à se poser des questions interne aux services. Du genre : « les justificatifs ne viendront plus à la compta ? Oui, les services devront donc les archive en interne, Où, comment ? Ce sont des questions sur lesquelles il faut avoir pressenti toutes les réponses.