De nouveaux usages collaboratifs en provenance du grand public s’immiscent progressivement en entreprise (blogs, wikis et autres applications web 2.0 comme la gestion de réseaux sociaux) et impactent indéniablement tant les pratiques de collaboration en interne que les offres existantes sur le marché. De nouveaux entrants font leur apparition tandis que les offreurs traditionnels fourbissent leurs armes afin de contrer la concurrence.
En parallèle, le développement croissant de l’usage d’applications en ligne comme des services selon le modèle des ASPs (Applications Service Providers) ou du SaaS (Software as a Service) permet de répondre aux attentes d’employés mobiles ou dispersés géographiquement, devant collaborer et partager des informations au quotidien dans le cadre de leurs missions.

Une entreprise sur deux utilisera des solutions collaboratives en ASP/SaaS d'ici 2010

Pour Markess International, société d'études et de conseil spécialisée dans l’analyse de la modernisation et de la transformation des organisations avec les technologies de l'information, la tendance de fond est réelle. Sur les 280 organisations privées et publiques interrogées au 2ème trimestre 2008, 52% évoquent qu’elles auront recours d’ici 2010 à des solutions collaboratives en mode ASP/SaaS pour leurs employés. Tout d’abord prisées pour la messagerie d’entreprise, la conférence à distance et le partage d'agendas, ces solutions s’étendent à d’autres domaines : gestion de projets, messagerie instantanée, bureautique en ligne (incluant traitement de texte, tableur, création de présentations), blogs, wikis et autres applications web 2.0 comme la gestion de réseaux sociaux d’entreprise.

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Source : Markess International

Extraits de l’étude « Solutions Collaboratives & de Communication d’Entreprise en mode ASP/SaaS - France, 2008-2010 ». La méthodologie suivie pour réaliser cette étude repose sur des interviews auprès de 280 entreprises privées et organismes publics basés en France ainsi que sur les entretiens de 30 prestataires de solutions.

En tant que pionnier, le secteur des technologies de l’information tire bien sûr les usages (70% des entreprises de ce secteur indiquent avoir déjà recours à de telles solutions ou l’envisager d’ici 2010). Dans les autres secteurs d’activité, la réalité des pratiques est très variable, même si certains apparaissent plus ouverts et moteurs que d’autres comme la banque et l’assurance ainsi que les entreprises de services.
Les catalyseurs, qui poussent les organisations à sauter le pas et à recourir à de telles solutions, sont clairement définis :
1) Meilleure accessibilité (le plus souvent via un simple navigateur web, partout et tout le temps, que ce soit en situation de nomadisme, de mobilité ou de télé-travail…) ;
2) Recherche d’économies (retour sur investissement rapide et gains quantifiables, productivité améliorée, réduction de coûts de déplacement…) ;
3) Développement de la collaboration en réseau (partage des connaissances, collaboration en temps réel, etc.).

Un impact sur les fondements mêmes de la collaboration

D’ici 2010, l’évolution des usages devrait profiter plus particulièrement à la conférence à distance, la gestion de projet et le partage d’agendas. De nouvelles pratiques se dessinent aussi avec l’avènement en entreprise d’applications de type web 2.0 : près d’un tiers des organisations interrogées comptent utiliser des solutions de gestion de présence, de blogs, wikis et réseaux sociaux d’entreprise.
Ces solutions – intuitives, simples à s’approprier, désormais éprouvées par plusieurs millions d’utilisateurs dans le domaine du grand public et donc familières à la nouvelle génération Y rentrant sur le marché du travail – s’immiscent doucement en entreprise. Même si les freins à leur appropriation sont encore réels, certains managers se les sont accaparés et ont perçu l’impact considérable qu’elles vont avoir sur les modes de management et les fondements mêmes de la collaboration.

Rassurer les interrogations sur la sécurité, la confidentialité et l’intégration

A travers ces solutions, les employés accèdent différemment aux contenus (contenus rédigés en ligne, et non sur le poste de travail, pouvant être suivis version par version, notifiés par messagerie, retrouvés via un moteur de recherche plein texte ou par des tags), les créent et partagent en collaboration dynamique (cf. les wikis), et peuvent ensuite les diffuser sur tout type de support et média. Nativement en mode ASP/SaaS, elles inversent les approches de la collaboration telles que suivies actuellement.
Néanmoins, pour que les usages se diffusent au plus grand nombre et pour convaincre les organisations indécises, il faudra rassurer sur les interrogations qui persistent, entre autres, en matière de sécurité, de confidentialité et d’intégration. Un travail de sensibilisation reste donc à mener pour expliciter ces nouveaux modèles en émergence ainsi que leurs avantages tout particulièrement lorsqu’il s’agit du domaine du collaboratif. De même, la direction générale, qui joue un rôle décisionnaire clé, contribuera indéniablement à la diffusion des pratiques.