Quand on interroge un Directeur des systèmes d'information (DSI) sur la dématérialisation des factures, il est d'abord très intéressé. Puis, il laisse la parole au responsable financier, au directeur du projet, voire à un responsable de l’organisation. Ne se pense-t-il pas qu'il s'agit là d'un aspect trop fonctionnel ? A toutes les questions qu’il se pose alors, il faut donner des réponses précises. Et maitriser autant les technologies que le droit ou les métiers de l’ingénierie financière, le tout avec un bon zeste de communication et de pédagogie. Voici les neuf points à connaitre.

1. Comprendre la problématique juridique

La directive européenne du 20 décembre 2001 (numéro 2001/15/CE du Conseil) a donné vie à la facture sans papier, unique et standard. Le texte, transposé en droit français, est entré en vigueur le 1er juillet 2003. Son application pratique est définie dans deux décrets. L'un (2003-632 du 7 juillet 2003) précise les mentions obligatoires figurant sur les documents. L'autre (2003-659 du 18 juillet 2003) définit les modalités d'émission et de signature. Deux formats sont définis juridiquement : la facture au format EDI (Échange de données informatisées ou EDIfact), qui n'est pas nouvelle puisque autorisée en France depuis la loi du 29 décembre 1990 (90-1169, 29 décembre 1990), et la facture électronique par fichier signé. Entrée en vigueur au 1 er juillet 2003, cette dernière peut être utilisée aussi bien pour des transactions en France qu'entre tous les pays de l'Union européenne, sans norme ni standard.

2. Identifier les blocages et les gains

La conduite d'un projet de dématérialisation touche aux outils informatiques, à l'organisation des hommes et des services, ainsi qu'à la responsabilité juridique de l'entreprise. Une première enquête doit donc être menée au sein des services pour recueillir les avis et analyser l'impact sur le travail comptable, de contrôle et de mise en règlement. Il faut s'attarder sur certaines préoccupations comme la présentation des factures à l'écran, les éventuelles réductions d'effectifs, les responsabilités et les procédures à mettre en place en termes de contrôle des opérations, d’archivage des factures (en France ou hors de France), ... Une deuxième étude identifie les clients et fournisseurs volontaires capables de participer aux premiers tests. Reste, ensuite, à s'entourer d'experts, de contrôleurs de gestion et de juristes maîtrisant bien les impératifs comptables et légaux du processus. La somme des coûts, ainsi que l'évaluation du prix de revient du traitement papier, sera enfin comparée au budget d'investissement et de fonctionnement du processus sans papier. Le retour sur investissement est généralement estimé entre un et deux ans.

3. Choisir un certificat électronique pour les factures électroniques

Sur le papier, l'envoi d'une facture électronique semble simple. Il suffit d'éditer le document ou son image en un fichier texte (.txt,.doc ou autres), tableur (.XLS ou autres) ou formulaire (.Pdf ou autres), puis de le sceller avec certificat. «Il s'agit d'une signature "avancée" au sens de la directive européenne, détaille Marie-Laure Laffaire, avocate au cabinet Lexvia, elle ne correspond pas exactement, en France, à la signature "sécurisée" avec présomption de fiabilité, tel que défini dans le décret du 30 mars 2001, et à laquelle n'est pas non plus attachée la notion de consentement du signataire au document facture ainsi émit». Pour les puristes, il s'agit d'une signature électronique, définie dans un décret (2003-659 du 18 juillet 2003). Cette signature authentifie le signataire du document, unique fournisseur de la facture, et assure l’intégrité de sa transmission électronique. Dans la pratique, il suffit de recourir à un prestataire qui commercialise une telle signature.

4. Opérer seul avec des prestataires

Pour qui veut opérer seul, l'envoi manuel demeure possible. Mais il ne représente pas le moyen le plus efficace pour traiter les séries de factures à répétition. Le mieux est alors de faire appel aux services d'un prestataire. Pour le transport, il est possible d'exploiter des solutions sécurisées, voire des plates-formes gérées par des opérateurs de dématérialisation. A l'autre bout de la chaîne, le client pourra bénéficier d'un système de réception, de lecture et de reprise automatique dans son système comptable.

5. Exploiter une plate-forme collaborative

Les plates-formes collaboratives sont nées dans le but d’automatiser tout l'échange. Elles fonctionnent en mode hébergé sur internet (ASP ou Saas). Certaines sont privées, telle celle d’Orange, exploitée ou hébergée par le seul récepteur de facture, d’autres sont proposées par Asterion, B-Process ou Deskom sont publiques et interopérées. La plupart enrichissent la prestation d'un module d'ordonnancement qui permet au client de gérer, via internet, le rapprochement de la facture avec la commande, le circuit de validation comptable, la mise en règlement et/ou le stockage. C'est alors la solution la plus simple, la plus accessible et la plus rapide à mettre en place.

6. Connecter les données selon des normes

L'ouvrage informatique consiste à mettre en place des connecteurs de lecture, d'extraction et de traduction des données contenues dans les fichiers électroniques, pour les envoyer normées au système d'information comptable de l'entreprise. Les DSI optent alors pour une gare de triage (hub) en amont de leur PGI (progiciel de gestion intégré). Ce choix autorise à tout moment le changement du prestataire de flux ou de traitement des factures. A ce titre, si la norme EDIfact est la base de la facture EDI, son équivalent électronique est le fichier texte. Ce format simple et universel de représentation des données est le réceptacle idéal pour ordonner les balises de données. Il est possible d'y joindre des fichiers et de le signer électroniquement. Microsoft, IBM ou Adobe proposent des outils et des nomenclatures facilitant la reconnaissance directe des balises.

7. Réaliser le projet par étapes et en deux volets

Deux parties orchestrent la dématérialisation des factures : la gestion intra-entreprise et la transmission inter-entreprises. Le premier volet constitue généralement la partie initiale à informatiser. Il s'agit de mettre en place un réseau électronique de validation et de traitement interne à l'entreprise. La mise en route se fera par étape : après un test sur un petit service, le processus sera étendu à une direction, avant d'être généralisé à l'ensemble des comptabilités. Il faut commencer par dématérialiser les factures postales dès leur arrivée. L'installation d'un système de LAD/RAD (lecture et reconnaissance automatique de document) servira de point d'entrée au Workflow de validation et de traitement. Contrôle de validité, rapprochement avec la commande, vérification des montants, signature et mise en règlement s'effectueront à l'écran avec ces outils de GED (gestion électronique de documents). Ensuite, et c'est là le second volet du projet, les factures électroniques transmises pourront directement être déversées dans ce système. Là encore le démarrage se fera par étape. D'abord en test avec des factures issues de fournisseurs sélectionnés, puis en étendant progressivement la sphère de diffusion des procédures.

8. Préparer la mixité entre papier et électronique

Dans tous les cas, il faudra continuer à gérer, tout au moins en réception, des documents papier et électroniques. Mais, une fois les documents papier dématérialisés par voie de LAD/RAD, il sera possible de gérer un seul flux électronique dans l'entreprise. A l'avenir, cet outil pourra également être utilisé pour scanner les images de factures électroniques qui auront été reçues par courriel.

9. Archiver selon les règles légales

La Direction générale des impôts l'affirme clairement : toute facture électronique doit rester électronique, toute facture papier doit rester papier. A aucun moment, lors des trois premières années de stockage exigées, un document dématérialisé ne doit être imprimé pour être légalement reconnu comme valable. Ainsi, les documents reçus sous forme papier mais scannés pourront être stockés électroniquement mais seule la trace écrite est valide, ainsi que le double original électronique, officiellement autorisé depuis l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 (mais avec un archivage exclusivement sur le territoire français). Dans ce cas, le double archivage reste indispensable. Pour l'électronique, les documents peuvent, au choix, être stockés par l'entreprise, ou par délégation sur une plate-forme collaborative ou un archiveur.