Le défaut de remise du bulletin de paye est sanctionné par une amende de 450 € au plus, par bulletin manquant. Les mêmes sanctions s'appliquent en cas d'infractions sur les mentions obligatoires. Il y a autant de contraventions que de bulletins irréguliers.

Etablissement de la paie

L'établissement de la paie est une opération complexe régie par une multitude de règles en évolution permanente.
Faire la paie, c'est d'abord organiser le recensement de tous les éléments qui vont servir de base à la rémunération.
Au-delà de son obligation qui est de payer au salarié la valeur de sa prestation de travail et d'établir le bulletin de paie correspondant, l'employeur a également diverses obligations administratives telles que :

• l'établissement et le paiement des cotisations sociales et des nombreuses charges obligatoires liées à la paie :
• produire la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS),
• tenir un livre de paie,
• établir une Déclaration Unique d'Embauche (DUE)
• tenir un registre unique du personnel.

Réglementation de la paie

Les règles qui fixent les conditions de travail ainsi que les garanties sociales proviennent de 3 sources différentes :

• le Code du travail,
• les conventions collectives
• la réglementation issue de l'exécutif.

Simplification de la feuille de paie

Les grandes messes avec effet d'annonces sur les mesures de simplification, n'ont jamais débouché que sur des réformes mineures qui n'ont objectivement que très rarement assoupli la gestion de la paie.
 

 
C'est bien grâce à l'évolution réglementaire que la France détient le titre, peu envié de championne du monde de la complexité en matière de paie !
Et ou on finit même par marcher sur la tête. Une nouvelle notion originale a été introduite en paie lorsqu'un montant des cotisations payées sert désormais de base à une nouvelle cotisation : la réintégration des cotisations de retraite et de prévoyance.
Il s'agira dans l'avenir, de procurer aux organismes sociaux, au premier rang desquels, la Sécurité sociale, toujours plus de recettes supplémentaires. Les formules simples ont été épuisées.
Du coup, la compréhension des calculs du bulletin de salaire devient quasiment impossible.
Les évolutions se poursuivent sans que les concepteurs n'intègrent jamais la mise en œuvre pratique au niveau de la paie.
L'aménagement du temps de travail est le grand et nouveau thème social du moment :

• réduction du temps de travail,
• augmentation du contingent d'heures supplémentaires,
• flexibilité,
• annualisation et modulation horaire,
• repos compensateur,
• récupération,
• cycle horaire,
• lissage,
• etc…

Statut de la paie dans l'entreprise

De tous temps, la paie n'était pas considérée comme une tâche noble et induisait des attitudes de rejet ou de dénigrement voire de mépris.
Dans l'entreprise (et même dans les cabinets comptables), l'aura va plutôt aux services commerciaux ou de Marketing ; vers la comptabilité, beaucoup moins et vers la paie, pas du tout !
En effet, le caractère répétitif, fastidieux, improductif et de surcroît à haut risque, décourage les meilleurs de s'orienter dans cette voie. Tout litige né de l'inexactitude d'une paie peut prendre des proportions conflictuelles. L'erreur est là, plus qu'ailleurs, inacceptable, inadmissible et inexcusable. La contrainte de temps est omniprésente. Aucun retard n'est possible pour la remise de la paie sauf de s'exposer à des conséquences sociales facilement sanctionnables.
Depuis quelques années, les mentalités évoluent en même temps que la réglementation sociale devient pléthorique. Les difficultés sont telles qu'une catégorie de technicien supérieur a émergé du rang : des administrateurs et/ou des gestionnaires de paie en même temps que des éditeurs de logiciels de paie hautement spécialisés. La paie et le social deviennent enfin une véritable spécialité désormais recherchée et a fortiori depuis que la gestion des ressources humaines est devenue accessible et indispensable au plus grand nombre de PME - PMI.

Gestion de la masse salariale

Les politiques successives et systématiques d'aides à l'embauche et leurs cortèges improbables de mesures d'accompagnement dont s'enorgueilli chaque gouvernement, avec une accélération et une imagination particulièrement féconde depuis 1991 (première guerre du Golfe) imposent des refontes incessantes et pénalisantes des méthodes de calcul et donc par voie de conséquence, des logiciels de paie.
Une des préoccupations des employeurs est de maîtriser la variation des masses salariales induites justement par la mise en œuvre incessante des nouvelles politiques de rémunérations.
Devenu un outil de gestion, la paie devient aussi un outil de prévisions sur l'évolution de la masse salariale. Elle conduit aussi à un audit de la rémunération et à un diagnostic social (Bilan social).
La bonne analyse de la paie conduit à des économies potentielles, chacune modeste, mais qui multipliées par le nombre de salariés constituent des sommes non négligeables.
En effet, beaucoup d'entreprises pénalisées économiquement par les 35h qu'elles payent 39h, ont freiné voire différé les augmentations de salaires. Or, des effets induits conduisent inexorablement à une augmentation de la masse salariale bien au-delà du taux d'inflation : Le vieillissement des salariés, l'accroissement des anciennetés, les promotions, l'augmentation de la technicité et donc des rémunérations, augmentent la masse salariale avant même le démarrage de l'élaboration d'une politique de rémunération.

Externalisation de la paie

L'établissement de la paie est une activité obligatoire que l'on considère, en termes de gestion, comme une charge de fonctionnement. Faire la paye demande du temps, du travail, des moyens, de plus en plus de compétence mais ne produit aucune valeur ajoutée pour l'entreprise en contrepartie du travail effectué. Il est donc essentiel de réaliser ce travail de la façon la plus efficace et la moins coûteuse pour l'entreprise.
Dès lors qu'il y a plusieurs salariés, des statuts différents, des entrées et sorties, la solution informatique s'impose comme étant la seule qui soit capable d'effectuer rapidement et efficacement, les calculs, l'édition de bulletins et des états récapitulatifs et déclaratifs de plus en plus souvent dématérialisés.
Certaines entreprises choisissent la sous-traitance : c'est l'externalisation de la paie. Des difficultés freinent le décollage de cette solution par ailleurs séduisante : La résistance des services administratifs à ce qui correspond pour eux à une perte d'activité et d'influence, les difficultés de télétransmission même si aujourd'hui l'ADSL haut débit se développe, les saisies partielles de mises à jour, les pertes de fichiers après usage, le blocage des systèmes, les barrages de confidentialité, les saturations de fin d'année et surtout, la sous-estimation des coûts.

Acheter un progiciel de paie

Le nombre d'éditeurs de logiciels de paie s'est beaucoup réduit ces dernières années du fait des disparitions ou des fusions, de la migration pénalisante de DOS vers Windows et de la complexité grandissante de la réglementation qui en a découragé pas mal.
La satisfaction de l'utilisateur dépendra de sa capacité à choisir le progiciel capable de répondre à sa problématique mais plus encore, le partenaire éditeur qui lui fournira l'assurance d'une réelle expertise et d'un service global d'assistance, d'information et d'actualisation proactive des programmes. Bien que tous les éditeurs proposent peu ou prou dans leur gamme, un logiciel de paie, tous ne sont pas forcément spécialisés ou spécialement organisés pour assurer avec diligence et compétence, un service de qualité proportionnel aux risques et difficultés de cette application.
Il est donc impératif, pour le décideur d'investir consciencieusement le temps nécessaire en démonstrations et tests avant d'effectuer son choix définitif. De plus, il devra prendre en compte le coût et la durée de la formation des utilisateurs (celle-ci, souvent, coûte plus cher que le logiciel lui-même). Plusieurs personnes dans l'entreprise doivent être capables de préparer la paye et de se remplacer mutuellement. Avec la comptabilité, l'entreprise peut s'accommoder d'un retard ; en paie, c'est impossible !
Enfin, la paye évolue et ce n'est rien de le dire. Le contrat de maintenance doit comprendre les mises à jour de programmes quelqu'en soit le nombre ou l'importance.
Certains progiciels sont le fait de sociétés disposant de peu de moyens. Ils ne sont pas sans mérites mais il existe un risque quant à leur capacité à produire des mises à jour, voire pour leur pérennité même.

Enjeu du choix de la solution paie

Chaque année, on constate un peu plus l'extraordinaire richesse de l'environnement dans lequel évolue cette activité pour laquelle une nouvelle catégorie de technicien s'implique.
La décision de faire la paie ou de la sous-traiter, s'inscrit dans un contexte aussi politique qu'économique. Tout choix entraîne dans une voie dont il est bien connu qu'il est difficile de sortir compte tenu des coûts qu'engendrerait une volte-face en termes d'analyse préalable, d'investissements, d'acquisition et de formations aux nouveaux systèmes. Le droit à l'erreur n'existe pas surtout à l'heure ou les produits de paie sont de plus en plus étroitement liés aux fonctions de gestion des personnels et des ressources humaines. Les premiers alimentent les seconds et vice-versa.
La paie procède d'une gestion dynamique des rémunérations qui respecte l'équité interne. Cet aboutissement constitue un défi que tous ceux qui font vivre la paie au sein des entreprises doivent avoir à cœur de relever.

A propos de cet article

Document rédigé par Alain Vander-Ham, Président de Micromegas.
 
http://www.micromegas.fr