Dans une entreprise, le budget des logiciels bureautiques (maintenant pratiquement obligatoire sur tous les postes), apparaît extrêmement élevé, d'autant plus qu'est faible le nombre de fonctions qu'utilise vraiment un salarié.
De surcroit, alors que la puissance des machines et des logiciels dépasse souvent largement le nécessaire, il faut faire face à une irritante course aux mises à jour. Microsoft, avec ses systèmes de licences peu compréhensibles, est pour beaucoup à l'origine de la réflexion des DSI de se tourner vers d'autres solutions (souhaits ou fantasmes?).

Les suites bureautiques disponibles

• Microsoft Office, est certes coûteux, mais il est très complet. Trois points forts pour l'évolution des systèmes:
• l'intégration des outils de développement Microsoft dans Office (VBA, notamment),
• l'intégration des documents Office dans les autres applications (OLE, notamment),
• enfin l'annonce de la compatibilité totale avec XML, appelé à devenir le vocable commun de l'informatique.
• si en France, Microsoft Office domine, aux USA c’est plutôt encore WordPerfect, qui possède divers avantages; comme l'édition HTML.
• StarOffice, lui, n’est plus gratuit, mais fait l’objet d’une distribution très sérieuse de la part de Sun.
• OpenOffice est la version Open Source, tirée de StarOffice 5.1 (et développée différemment depuis).

Tableur

Excel s'est imposé dans toutes les entreprises comme auxiliaire de décision indispensable. Beaucoup de cadres ont construit des cathédrales en macros Excel. Il n'est qu'à se rappeler le problème de passage à l'euro pour des milliers de feuilles Excel.
Les autres suites ne sont pas compatibles à 100 % avec MS Office. Aussi, s'il sera relativement facile de remplacer Word (sauf en cas d'utilisation de publipostage ou d'autres fonctions manipulant des données), il sera moins simple de remplacer Excel (au minimum, un contrôle systématique sera indispensable). Le cas des appels à des feuilles externes sera notamment problématique.

Et l'utilisateur ?

Maintenant, c'est fait, beaucoup de gens connaissent les produits Microsoft. Même si des fonctionnalités identiques se retrouvent dans toutes les suites logicielles, le basculement sera coûteux.
Remplacer MS Office par une autre suite est donc une opération relativement complexe qui doit être sérieusement planifiée. Il faudra également prévoir des ressources pour le suivi, maintenance et la formation, et ce, même après plusieurs mois, afin d'accueillir les nouveaux venus, formés eux plus probablement sur MS Office.