Le HSM place les fichiers jugés importants sur les supports rapides et les autres sur des supports moins performants.

Hiérarchisation des fichiers

En fonction de règles établit par l'administrateur, le HSM défini pour chaque fichier son placement sur un support rapide (et donc coûteux) ou sur un support moins performant :

• SAN, NAS, Raid,
• disque classique,
• serveur éloigné,
• support optique (DON, CD-Rom...),
• bandes...

Ce classement peut être fonction :

• des besoins de performance (base SQL / fichier texte),
• de l'importance intrinsèque du fichier (courriers de commande / courriers de réclamation),
• de la fréquence d'accès à ce fichier (un fichier peu accédé, ou non accédé depuis plusieurs semaines, sera relégué).

Enjeu

Les avantages d'un HSM sont :

• il limite les pannes dues à l'engorgement des surfaces de travail,
• il limite les coûts de stockage,
• il diminue le temps passé par les équipes informatiques à gérer des espaces de stockage,
• il pérennise certains fichiers qui seraient sinon partis à la corbeille.

L'intérêt de ce système est différent suivant l'activité de l'entreprise. Il trouve son plus grand intérêt lorsque celle-ci doit gérer une grande proportion de fichiers peu actifs (documentation technique, archivage de courriers...).

Archivage

Le HSM est souvent utilisé dans les problématiques d'archivage. Toutefois, ce n'est pas un système d'archivage proprement dit. L'archivage demande une réflexion spécifique plus vaste :

• sur la durée de conservation des données,
• sur la cohérence des données conservées,
• l'usage de supports économiques,
• la duplication de sécurité...

En offrant la possibilité de conserver automatiquement et à moindres coûts les données, le HSM prend toutefois facilement en charge le problème de la conservation des fichiers courants (courriers, mails, pièces comptables, documentations...).

Conservation des courriers électroniques

Les entreprises doivent faire face à un flot sans cesse grandissant de courriers électroniques, augmentés par l'usage des copies multiples. Il est intéressant de pouvoir les conserver. A condition de pouvoir les consulter facilement plus tard, et qu'ils soient stockés sur des supports économiques. Le HSM est donc une solution à envisager.