La gestion de contenu (Content Management), désigne la plate-forme spécialisée utilisée pour créer, gérer, interroger et présenter les informations qui sont diffusées dans les sites Web complexes que sont généralement les portails, les intranet et les extranet.
Ces applications voisinent avec le GEIDE et le workflow documentaire.

Intranet et extranet

Les applications de gestion de contenu permettent l'agrégation de contenu hétérogènes dans la même fenêtre d'un navigateur.
Dans les intranet, elles sont employées pour :

• la diffusion d'informations vers les salariés :
• données techniques nécessaires au service (e-RH : résultats, tarifs...),
• connaissance interne (KM - fiches techniques, documentations diverses...),
• informations (cummuniqués de presse, nouvelles du marché ou des concurrents...).
• l'accès à des applications secondaires (compte-rendu d'activité...),
• le dialogue avec les salariés (GRH).

Dans les extranet, il est possible de diffuser aux clients ou aux fournisseurs, partiellement et sous une forme attractive, des données extraites des applications de l'entreprise.

L'agrégation de contenu

Une application de gestion de contenu sait un lire un grand nombre de formats de contenu (bureautique, OBDC, XML...) et dispose de moyens de présenter rapidement et facilement les informations, en gérant des modèles de présentation généralisés.
Il est aussi possible d'intégrer des contenus à mise à jour dynamique (tableaux OLE, fenêtres d'autres sites Internet...).
Enfin, le contenu même des écrans peut généralement être composé à la demande, qu'il s'agisse de celle d'un service ou d'un utilisateur.
En ce qui concerne les moyens d'interrogation et de recherche, les CMS incluent divers moyens comme la constitution d'index de métadonnées, la prédiction statistique...

CMS, ECM, workflow documentaire...

Plusieurs concepts techniques et commerciaux cohabitent.
Le workflow documentaire assure le suivi et la gestion des documents dans l'entreprise.
L'ECM est un concept plus général et plus ambitieux qui prend en charge la totalité des documents de l'entreprise (pas seulement des textes, mais aussi des documentes multimédia, des éléments de bases de données...
Il en assure la numérisation, la gestion, la transmission, l'archivage et la restitution, où il rejoint les CMS.