Informations à fournir

Les informations à transmettre sont plus nombreuses et plus détaillées que suivant les anciens modes de déclaration.
Parmi les changements importants, il faut noter :

• l'absence de numéro d'immatriculation SS devient bloquante (ce n'était pas le cas avec la TDS),
  Or il est fréquent que cette information soit absente ou erronée (c'est notamment le cas pour les nouveaux salariés entrés dans l'entreprise quelques semaines avant la déclaration et dont le dossier n'est pas encore complet).
• dans le cas de salariés ayant effectué plusieurs périodes de travail, la décomposition exacte est obligatoire.
  Auparavant, des déclarations globales étaient admises sous certaines conditions.
• plus encore, les emplois intermittents doivent être décomposés,
• les périodes de non activité doivent être précisées (absentéisme - date et raisons - par exemple dans le bâtiment, périodes d'intempéries),
• les cas spécifiques doivent être explicités (par exemple une personne travaillant à 80 % du temps, mais qui veux cotiser à 100% pour sa retraite)

Objectifs et calendrier

La déclaration doit être déposée avant le 31 janvier de l'année suivant l'activité à déclarer.
Ensuite l'entreprise dispose d'un délai théorique de 2 mois pour corriger les problèmes éventuels (ce délai est court, compte-tenu des délais d'échange de données, puis des délais imprévisibles qui peuvent apparaître en cas d'informations indisponibles comme le numéro SS.
Sur plus de 700 000 entreprises déclarantes :

• 100 000 ont utilisé ce système pour la déclaration de 2004,
• 300 000 sont attendues pour l'activité 2005,
• reste donc plus de 400 000 entreprises qui ne seront pas en mesure d'effectuer correctement cette démarche.

Les palliatifs, outre la possibilité de miser sur la compréhension de l'administration, sont, a priori :

• la possibilité de faire appel à une prestation extérieure (expert comptable) qui se chargera de recopier les informations et générer une déclaration correcte,
• l'usage d'un convertisseur, comme celui que propose SPAD, et qui s'emboîtera après le système de production TDS-Norme, pour traduire autant que possible l'ancienne norme dans la nouvelle (une correction manuelle finale étant probablement indispensable).

Dans la pratique, toutes les entreprises ne seront pas équipées immédiatement de systèmes de paye capables de produire correctement la déclaration. Il est donc fortement probable que la majorité aura à corriger les déclarations "manuellement".

Structure du fichier DADS-U

Pour transmettre la totalité des nombreuses informations nécessaires aux différents organismes un format de fichier complexe a été mis au point. Il est accessible sur le portail net-entreprises (voir Autres liens).
Le fichier est structuré en enregistrements dédiés à chaque type d'information
La structure choisie est hiérarchique, chaque partie présentant un type d'informations :

• Structure S10 : informations sur l’émetteur de l’envoi
• --Structure S20 : le déclarant et sa déclaration
• ----Structure S30 : l’identification du salarié
• ------Structure S41 : la période d’activité du salarié
• --------Structure S42 : le complément IRCANTEC
• --------Structure S43 : le complément CNRACL
• --------Structure S44 : le complément AGIRC-ARRCO
• --------Structure S45 : le complément prévoyance
• --------Structure S53 : la retraite additionnelle de la fonction publique
• --------Structure S66 : le complément caisse de congés payés BTP
• ------Structure S51 : les éléments de cotisations
• ------Structure S46 : la période d’inactivité du salarié
• ----Structure S70 : les honoraires versés
• --Structure S80 : l’identification des établissements
• Structure S90 : le total de l'envoi.

Chaque partie peut-être détaillée à l'aide de sous- éléments :

 
Le résultat est donc un fichier assez volumineux et complexe.
 

Contrôle des informations transmises

Avec une telle structure, il est quasiment impossible de dénombrer le nombre de combinaisons différentes qui apparaissent (contrôles de forme), et il y a entre 1000 et 1500 contrôles supplémentaires liés :

• à l'analyse des enregistrements
• à la cohérence inter enregistrements
• aux contrôles métiers

Il existe plusieurs niveaux de contrôle :

• niveaux 1 et 2 : déclaration acceptée par le site net-enteprises.fr
  Il s'agit d'un contrôle formel : message bien formé (respect des étiquettes, de la syntaxe), présence des zones obligatoires, bon format des données, respect des valeurs autorisées.
• niveau 3 : contrôles "métiers" effectués ultérieurement suivant les destinataires (présence de sous-ensembles nécessaires à un destinataire, cohérence des déclarations suivant l'activité de l'entreprise, cohérence entre les dates, les périodes, les plafonds).

La DADS-U impose 2 contraintes fortes au déclarant :

• toute erreur provoque le rejet de la déclaration. Une entreprise de 50 000 salariés ne peut pas faire sa déclaration s'il manque un seul numéro de SS.
• le principe des niveaux de contrôle entraîne que la déclaration peut être rejetée, non pas dès la transmission, mais après un délai de contrôle de quelques heures ou quelques jours plus tard, délai qui se retranche de celui dont dispose le déclarant pour corriger son envoi.

Pour pallier ces contraintes, net-entreprises offre aux entreprises ou à leurs tiers déclarants la possibilité d'envoyer dès à présent et jusqu'à la fin de la période déclarative des fichiers tests.

Impact sur les systèmes informatiques

La nature complexe, détaillée et obligatoire de la déclaration conduit à revoir le système informatique de gestion du personnel sur 3 plans principaux (embauche, paye, déclarations annuelles).
On peut les détailler de la sorte :

• embauche, gestion RH : le système doit vérifier la complétude des dossiers et lister précisément les dates des contrats,
• paye, gestion des temps de présence : le système doit lister les périodes de présence et d'absence,
• déclaration : le système doit recueillir un grand nombre d'informations, éventuellement venues d'application distinctes, et constituer un fichier irréprochable au risque, sinon, d'un rejet de la déclaration.

Cette évolution suit la tendance actuelle d'une plus grande traçabilité informatique des événements de l'entreprise.
Clairement, on comprend qu'il ne suffit pas de s'équiper d'un module de déclaration, si perfectionné soit-il, mais qu'il est également nécessaire de s'assurer de la remontée d'informations détaillées qui n'étaient jusque-là pas demandées à ce stade.