Un système d'archivage des mails permet de répondre principalement à trois besoins :

• la réduction des volumes stockés,
• la sécurisation d'informations devenues stratégiques,
• la possibilité de retrouver facilement un mail ancien, notamment pour des raisons commerciales ou légales.

Conserver les courriers électroniques

Il y a trois ans, 98 % des e-mails étaient détruits, aujourd'hui moins de 5%.
Au départ, utilisés seulement pour des échanges courts et sans enjeu, ils sont devenus peu à peu des documents administratifs, commerciaux, fiscaux ou légaux presque aussi importants que leurs antécédents papier. Leur volume et l'intérêt de les conserver augmentent donc dans le même temps.
Les motifs de conservation des e-mails sont nombreux :

• archiver, comme pour les autres documents importants de l'entreprise,
• sécuriser, préserver ces documents des pannes assez fréquentes sur les ordinateurs personnels,
• intégrer aux archives de l'entreprise des courriers qui peuvent désormais également engager sa responsabilité, puisque les courriers électroniques peuvent avoir valeur de preuve,
• retrouver, à l'aide de logiciels de recherche, une information noyée dans la masse.

Réduire le volume

A l'augmentation du trafic mail, s'ajoute le nombre de copies.
Pour lutter contre l'augmentation des volumes, il existe plusieurs tactiques :

• ne stocker physiquement qu'un seul exemplaire de chaque document (80 % des documents sont des documents dupliqués). Remplacer les pièces attachées par des pointeurs divise généralement le volume par 5,
• mettre en place des politiques définissant l'importance d'un e-mail et, éventuellement, sa date de suppression souhaitée. Epurer automatiquement les systèmes suivant ces critères.

Recherche de mails

L'archivage de mail dans un système élaboré permet de disposer de procédures de recherche sophistiquées, sur les titres, les auteurs ou le contenu.
Cette recherche est grandement dépendante de la qualité d'indexation du document lors de l'archivage. Les systèmes les plus performants permettent des indexations automatiques poussées. De la qualité de l'indexation dépendra la puissance de la recherche.

Sauvegarde des fichiers de mails

Les systèmes d'archivage de mail utilisent des systèmes de conteneurs gérés suivant divers critères fixés par les utilisateurs :

• la confidentialité et l'importance des courriers (les mails juridiques ou commerciaux mériteront probablement un stockage indépendant et privilégié),
• la "fraîcheur" de l'information (les mails récents seront probablement plus accédé),
• la nécessité de performance lors de la restitution (les mails devant être restitués rapidement seront stockés dans des conteneurs à accès rapide).

Important : ce système permet de s'affranchir du casse-tête de la sauvegarde des fichiers d'e-mails (PST).

Impératifs légaux

Dans l'utilisation d'une solution d'archivage de mail, il faudra tenir compte des divers impératifs légaux :

• la nécessité de produire rapidement dans toutes les circonstances les documents légaux (même si les obligations en droit français ne sont pas aussi exigeantes que, par exemple, celles imposées par la SEC aux entreprises américaines),
• la nécessité de préserver la confidentialité de la correspondance privée des salariés (voir le dossier Vie privée des salariés, charte informatique),
• la nécessité de détruire toutes les données personnelles qui ne sont plus nécessaires à un traitement (voir le dossier Respect de la vie privée des clients).