Archiver les documents sur des supports informatiques pose évidemment plusieurs questions :

• comment faire ?
• que retrouvera-t-on dans dix ou vingt ans ?
• les documents produits alors auront-ils la moindre valeur de preuve ?

La réflexion est bien sûr différente selon qu'il s'agit de numériser des documents existant préalablement sous forme papier, ou s'il s'agit de basculer dans un monde où les messages sont numériques dès leur création (échanges de mails ou de factures électroniques, par exemple).

Une plate-forme d'archivage est une application destinée à conserver la plupart des types de document (bureautique, production, média...) avec, si nécessaire, la notion de conservation de la valeur probante du document (l'archivage légal).
Visite d'un marché estimé à 18 milliards d’euros par an.

Un système d'archivage des mails permet de répondre principalement à trois besoins :

• la réduction des volumes stockés,
• la sécurisation d'informations devenues stratégiques,
• la possibilité de retrouver facilement un mail ancien, notamment pour des raisons commerciales ou légales.

Sauvegarder ou archiver correctement demande de conserver sur de longues périodes des copies prises à intervalle régulier des mêmes fichiers. Les volumes de données s'accroissant sans cesse, les volumes à conserver en font de même.
Plusieurs technologies se posent en concurrentes de la bande :

• les supports optiques (CD, DVD, DON...)
• les disques magnétiques à bas coût (Serial ATA),
• les copies astucieuses de SAN et NAS (voir le Dossier Sauvegardes des SAN et NAS).

Toutefois, si la bande est un support lent qui nécessite des manipulations, elle offre un bon rapport fiabilité/coût, c'est pourquoi elle resiste bien.