Avec 8,5 millions de factures traitées par an, Carrefour avait une bonne raison de se lancer dans la dématérialisation fiscale. Ses fournisseurs y trouvent également leur intérêt.
Visite du premier producteur de dématérialisation en France.

Les objectifs de Carrefour

Les motivations de Carrefour sont liées à l'optimisation de la chaîne de traitement de cette montagne de factures. On peut donc lister les points suivants :

• supprimer les opérations liées au papier : réception, saisie, archivage physique,
• améliorer la qualité des factures en entrée des systèmes comptables : erreurs d’expédition, mauvaises imputations, incohérences de calcul,
• optimiser les activités de validation / rapprochement : rapprochement automatique de bons de commandes, bons de réception valorisés, circuits de validation,
• simplifier la gestion des litiges : formaliser la communication avec les fournisseurs sur un outil collaboratif,
• faciliter la recherche et l’accès à l’information : audit des comptes, contrôle fiscal.

Le traitement ligne à ligne des factures

Une caractéristique essentielle de la facture dématérialisée c'est sa structure exploitable ligne à ligne.
Jusque-là, lors de la saisie d'une facture, le système d'information ne pouvait guère exploiter que la référence fournisseur, la date et le montant HT. Il devait ensuite faire le rapprochement commande/facture, les anomalies nombreuses devant être traitées manuellement.
L'amélioration de la qualité du référentiel produit, une préoccupation de tous les instants, est l'un des avantages majeurs du système. Chaque produit est correctement identifié, avec ses références, ses libellés et son prix négocié. Le dialogue avec le fournisseur est simplifié et le cycle d'approvisionnement s'améliore à chaque livraison. Les anomalies de nomenclature, les écarts de prix, les écarts de livraison (erreurs logistiques, livraisons partielles ou complémentaires) sont mieux gérés.
La conséquence de cette amélioration a des effets bénéfiques tout au long de la vie du produit :

• optimisation du rapprochement des factures,
• meilleure gestion des stocks,
• meilleure gestion financière et commerciale,
• diminution des incidents lors des passages en caisse.

Les fournisseurs

L'intérêt des fournisseurs pour la dématérialisation ne réside pas seulement dans la satisfaction d'un aussi gros client. Ils en tirent des avantages à peu près similaires :

• réduction des coûts d'établissement, d'affranchissement et de stockage des factures,
• amélioration de l'identification des produits et de la conformité aux conditions négociées à un moment donné,
• sécurité des transferts et réduction des incidents de paiement lors des rapprochements commande/facture.

C'est parce que cette démarche est stratégique pour Carrefour que le groupe entreprend de convaincre et d'accompagner ses fournisseurs dans ce processus.
Le travail a commencé avec les plus gros fournisseurs et ceux qui utilisaient déjà l'EDI, puis en élargissant peu à peu le cercle.