- les bulletins d'adhésion, qui ne comportent pas de codification, mais dont la nature et la position des informations manuscrites sont prévisibles,
 

 
- les autres courriers (réclamations, sujets divers...), qui sont dans 50 % des cas manuscrits et sont de structure et de contenu imprévisibles,
 

Solution

XGS (Xerox Global Services) a mis en place une solution comprenant la dématérialisation des différents types de courriers entrants, le traitement manuel des documents posant un problème ainsi que le routage des documents vers les services intéressés.
Ce système permet de reconnaître automatiquement le n° de client, même manuscrit, dans 70 à 80 % des cas.
 

 
A noter que les originaux papier des bulletins d'adhésion et des bons de commande ne sont pas conservés.

Bilan

La solution apporte un gain sur 2 points fondamentaux :

• la réduction des délais de traitement des courriers.
  Le délai de traitement des courriers est critique pour la VPC, qu'il s'agisse des réponses apportées lors des adhésions, des livraisons des commandes, voire même des réponses à la suite d'une réclamation.
  Le système mis en place par XGS permet par exemple de réduire la remise en banque des règlements de J+3 à J+1. Le client peut désormais recevoir sa commande à J+3.
• la réduction des coûts de traitement.
  Les coûts de traitement sont pratiquement divisés par 2, ce qui justifie la mise en place de la solution.

 
Merci à Eric Rabilloud, Directeur des relations clients chez UGD, pour ces informations.