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Villages Club du Soleil dématérialise ses 20 000 factures annuelles en moins de deux mois !

Publié le: 18/04/2016  |  Par: Guide informatique  
Villages Club du Soleil dématérialise ses 20 000 factures annuelles en moins de deux mois !

Yooz fait parti d’ITESOFT la société française spécialisée dans l'édition et l'intégration de logiciels de traitement automatique des documents papiers et numériques. Le spécialiste de la dématérialisation de factures fournisseurs en mode Cloud, continue sa percée dans le secteur des loisirs et de « l'hospitality », en accompagnant Villages Club du Soleil dans son projet de modernisation de ses processus de gestion de factures.

Créée en 1960, l'entreprise marseillaise Villages Club du Soleil évolue avec son temps. Aujourd'hui le nouveau groupe acte sa fusion avec Renouveau Vacances et désormais, les deux opérateurs touristiques font route ensemble. Le groupe assure désormais la gestion de 23 sites en France. De ce fait, une mise en place des processus de gestion automatisés afin de pouvoir traiter efficacement le volume croissant de factures reçues a été décidée.

A la suite d’une étude des solutions du marché et à une recommandation de l'intégrateur Absys Cyborg, la solution Yooz a été sélectionnée pour sa simplicité de mise en œuvre et la qualité de son intégration avec l'environnement Sage. Un travail de paramétrage a dès lors été réalisé par les équipes de Yooz : définition des workflows de validation, interfaçage avec Sage et la GED pour l'archivage. Réalisée en un temps record (moins de 3 semaines), cette étape a permis aux équipes des Villages Club du Soleil de pouvoir lancer la mise en production opérationnelle en moins de deux mois.

Le processus est simplifié, dès réception des factures, ces dernières sont numérisées, enregistrées dans Yooz et en fonction du montant et du type de facture reçue, différents circuits de validation sont lancés faisant intervenir des valideurs dans les établissements distants. Toutes les factures sont ensuite automatiquement comptabilisées dans le logiciel comptable puis archivées électroniquement.

Ce dispositif a permis d'accéder à une augmentation significative de la productivité des équipes comptables qui ont pu, à effectif quasi-constant, absorber une volumétrie importante de factures suite au rapprochement avec Renouveau Vacances. « La plateforme Yooz a su nous apporter les gains opérationnels que nous recherchions dans le cadre de la transformation de notre groupe. Nous sommes désormais en mesure d'absorber rapidement un flux de plus de 3 000 factures mensuelles et d'en assurer le traitement dans une logique maitrisée et industrielle. » déclare Jean-Paul GOURMELEN, Responsable Comptable des Villages Club du Soleil.

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