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Les laboratoires Anios utilisent Open Text pour gérer les dossiers scientifiques de leurs produits

Février 2008

Les Laboratoires Anios utilisent Open Text pour gérer les dossiers scientifiques de leurs produits Les Laboratoires Anios ont confié à Transmind la mise en ¦uvre de la solution Livelink ECM d¹Open Text. Avec ce projet, ils automatisent, contrôlent et sécurisent l¹ensemble du processus de gestion des dossiers scientifiques de leurs produits et répondent ainsi aux contraintes légales.
Professionnels de la désinfection et leaders dans leur activité, les Laboratoires Anios sont présents dans tous les domaines nécessitant une hygiène ou une désinfection professionnelle: industries agroalimentaires et biotechnologies, industries pharmaceutiques et cosmétiques, hôpitaux et cliniques, cabinets médicaux et dentaires, etc. Le métier des laboratoires Anios repose sur une démarche globale: Recherche & Développement, production, puis commercialisation de produits et procédés antimicrobiens dans une soixantaine de pays.
L¹un des grands objectifs associé à la production et à la commercialisation de ces produits est la garantie de la sécurité: les Laboratoires Anios doivent garantir la protection des utilisateurs, l¹intégration des exigences écotoxicologiques (EN 14 000), et la conformité aux normes et directives européennes (98/8 CE, etc). Les produits doivent également être évalués en conditions d¹utilisation: tests in-vivo, tests de surface, biofilmsŠ Dans ce cadre, les Laboratoires Anios produisent un grand nombre de documents relatifs aux produits réalisés, afin de répondre aux contraintes légales et d¹offrir à leurs clients toutes les clés en matière de sécurité.
A chacun des produits est associé un Dossier Scientifique, document complexe regroupant sur parfois plus de 350 pages, toutes les informations indispensables sur un produit, depuis le marketing (descriptifs, fiches produits) jusqu¹aux tests scientifiques (études de laboratoires certifiant les performances d¹un produit dans un contexte donné), en passant par les aspects techniques (colisage, conditions d¹utilisationŠ).
La création de ces Dossiers Scientifiques devenait trop coûteuse et trop lourde à gérer: la chaîne de traitement mélangeait des documents papier et électroniques; le processus impliquait quatre services; les validations étaient manuelles et les mises à jour peu fiables et fastidieuses.
Les Laboratoires Anios ont donc souhaité disposer d¹une solution automatisant la préparation et la production des Dossiers Scientifiques sur chaque produit. L¹objectif premier était de fiabiliser l¹information produit, d¹améliorer le service aux clients, et de donner de meilleurs outils aux commerciaux.
Ils ont fait appel à Transmind, société de services spécialisée dans la gestion de l¹information en entreprise, qui a conduit un audit fonctionnel et technique de l¹existant et évalué les besoins des utilisateurs. A l¹issue de cette mission, le choix des Laboratoires Anios s¹est porté sur la solution d¹Open Text, Livelink ECM for Document Management and Collaboration, qui est utilisée pour automatiser, contrôler et sécuriser l¹ensemble du processus de constitution des Dossiers Scientifiques.
Un certain nombre de modules additionnels viennent compléter la solution d¹Open Text:
- Ascent Capture de Kofax pour numériser et envoyer en validation les études réalisées par des prestataires extérieurs?
Livelink E-Sign pour intégrer dans le processus de validation les signatures électroniques des managers?
Livelink E-Link pour faciliter les envois aux clients par email des documents validés?
Adlib-Express, module partenaire intégré, pour les transformations XML des documents unitaires.
Transmind est ensuite intervenu en tant qu¹assistance à maîtrise d¹ouvrage aux côtés des équipes des Laboratoires Anios. Sa mission a été d¹animer les groupes de travail utilisateurs, de gérer les plannings, d¹organiser et d¹animer les revues de projet, de suivre les mises en place des nouvelles configurations techniques, de remettre en forme les contenus existants, ainsi que de former et d¹accompagner les utilisateurs dans leur appropriation de la solution déployée.
La solution bâtie autour de Livelink ECM for Document Management and Collaboration met en oeuvre un ensemble de workflows qui assurent le suivi de bout en bout de tous les types de documents utilisés pour constituer un Dossier Scientifique:
- Etudes provenant de l¹extérieur, numérisées en PDF et envoyées en validation?
Etudes internes, écrites sous Word, transformées en PDF, signées et validées dans les circuits choisis dynamiquement en fonction du type de document?
Documents marketing et réglementaires Une première série de workflows gère la collecte, la signature, la validation et la publication en PDF des documents unitaires; un autre workflow assure la sélection des documents unitaires relatifs à un produit donné et l¹assemblage en un Dossier Scientifique unique qui sera publié après validation.
Les bénéfices se situent à plusieurs niveaux.
Tout d¹abord, les objectifs fixés initialement ont été atteints:
l¹information contenue dans les Dossiers Scientifiques est plus fiable et plus facile à trouver; les mises à jour sont facilitées et plus fluides;
le traitement est plus rapide; le stock de documents papier est supprimé et l¹impression se fait à la demande via une imprimante numérique en réseau;
l¹information est enfin beaucoup plus disponible pour les commerciaux.
« Le dossier scientifique dans sa nouvelle forme confirme la capacité d¹innovation des Laboratoires Anios et renforce le niveau de service au client », commente Jacques Criquelion, Directeur Scientifique et Marketing des Laboratoires Anios.
D¹autres objectifs, à plus long terme, seront atteints grâce à ce projet.
La mise en place d¹un référentiel regroupant toutes les autres informations concernant les produits sera réalisée avec l¹Intranet des Laboratoires Anios, lancé en janvier 2008.
Il est ensuite prévu la création d¹un Extranet sécurisé qui donnera accès aux documents nécessaires aux partenaires et clients de l¹entreprise, afin de soutenir un développement de l¹activité à l¹international.
Enfin, ce projet a permis la mise en place d¹une architecture technique et d¹une méthode de travail dédiées pour conduire de futurs projets collaboratifs.
« Avec le Dossier Scientifique, nous avons créé une architecture technique forte et évolutive qui facilitera le développement de nos futurs projets », ajoute Jean-Pierre Favreau, Directeur des Systèmes d¹Information.