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A2iA DocumentReader 3.0, pour traiter 100% du flux de courrier entrant

Octobre 2007

Cette nouvelle version innove en s¹appuyant sur l¹analyse intelligente du contenu et du format de chacun des documents qui composent un courrier papier afin d¹en déterminer l¹objet et le mode de traitement.
Ce logiciel est capable de classifier chacun des documents qui composent le courrier à partir de mots-clés qu¹il en extrait, et ce quels que soient leur format (structuré, semi et non-structuré) et le type d¹écriture utilisé (dactylographiée, manuscrite bâton et manuscrite cursive). Le logiciel synthétisera ces informations pour permettre l¹identification de l¹objet du courrier dans son ensemble.
A2iA DocumentReader 3.0 va plus loin que les solutions de MailRoom existantes qui, du fait de leur incapacité à gérer les documents manuscrits cursifs, ne parviennent ni à traiter les courriers composés de plusieurs éléments (ex: une lettre, un RIB et une pièce d¹identité), ni à automatiser l¹intégralité du flux courrier. Avec cette nouvelle solution, ce sont 100% des courriers papier reçus par l¹entreprise qui pourront désormais être traités de manière automatique.
A2iA DocumentReader 3.0 s¹adresse en premier lieu aux grandes entreprises qui brassent des volumes de papier importants et qui souhaitent diminuer leur coûts tout en améliorant leur réactivité: compagnies d¹assurance (traitement automatique des déclarations de sinistre, Š), banques (automatisation des virements bancaires, des ouvertures de comptes, Š), sociétés de télécommunications (changement d¹abonnements, ouverture de lignesŠ), administrations (demande de remboursement de soinsŠ), sociétés de services,Š La version beta d¹A2iA DocumentReader 3.0 est actuellement utilisée par 6 clients de l¹éditeur (4 en Europe et deux clients aux Etats-Unis), représentant un volume de 115 millions de pages traitées par an.
Fonctionnement d¹A2iA DocumentReader 3.0
A2iA DocumentReader 3.0 permet de dématérialiser les flux hétérogènes de documents entrants. Une fois le courrier ouvert et numérisé, le logiciel commence par classifier les documents contenus dans l¹enveloppe par types, en analysant à la fois leur géométrie et leur contenu. Cette fonctionnalité unique permet de réduire, voire de supprimer les étapes de pré-tri et de classification manuelle.
Le logiciel examine la disposition des éléments sur le document. Puis, à partir d¹un dictionnaire général (disponible en anglais, allemand, espagnol et français) et également d¹un vocabulaire métier, il réalise une transcription littérale des zones manuscrites et/ou dactylographiés, afin d¹extraire les mots ou expressions clés qui lui permettront de déterminer le type du document.
Pour cela, A2iA DocumentReader 3.0 utilise trois méthodes d¹extraction:
- L¹extraction sur documents pré-paramétrés par A2iA Certains documents tels que les chèques, les RIB ou les enveloppes, sont préconfigurés dans A2iA DocumentReader 3.0. Le logiciel connaît leur structure, le format des données à extraire et leur localisation sur le document.
- L¹extraction sur documents structurés A2iA DocumentReader 3.0 reconnaît et extrait des données dont la localisation sur le document est fixe (formulaires de Sécurité Sociale, ...).
- L¹extraction sur documents semi et non structurés La disposition du document varie. Le logiciel ne connaît ni le contexte ni la position des mots clés à reconnaître. A2iA DocumentReader 3.0 localise les données à extraire, à partir de leur format et du voisinage de mots clés, n¹importe où sur le document.
La technologie A2iA est la seule à permettre la classification et l¹extraction de données sur des documents manuscrits cursifs libres.
Puis, A2iA DocumentReader 3.0 synthétise les informations extraites des différents documents pour définir l¹objet du courrier lui-même (résiliation d¹abonnement, demande de prise en charge, changement d¹adresseŠ).
Les applications sont multiples. Une fois l¹objet du courrier déterminé, A2iA DocumentReader 3.0 peut par exemple vérifier automatiquement la complétude d¹un dossier et mettre de côté les dossiers pour lesquels il manque une pièce, ce qui constitue un gain de temps non négligeable.
Le logiciel peut également, en fonction du contexte du courrier (objet, émetteur, destinataireŠ), déterminer le mode de traitement le plus approprié (routage vers le service concerné, génération automatique d¹une réponse personnalisée).
Le logiciel transmet enfin au système applicatif de l¹entreprise, les images ainsi que les données numériques permettant de qualifier le courrier (objet, provenance, mode de traitement...). Le système utilisera alors ces informations pour mettre en ¦uvre le processus de traitement requis..
Dans tous les cas, les coûts de gestion du courrier seront réduits, les délais et les processus de traitement seront optimisés, ce qui permettra de répondre plus rapidement et de manière personnalisée aux courriers et donc d¹améliorer le service client.
De plus, l¹ensemble de ces documents seront numérisés et indexés, élargissant le spectre des documents susceptibles d¹être intégrés et archivés dans le système d¹information.