Les thèmes d'actualité

Vedior France dématérialise ses factures fournisseurs avec ITESOFT et Capgemini

Aout 2007

ITESOFT annonce la signature d’un contrat-groupe avec Vedior France. Les 100 000 factures fournisseurs papier reçues par le Groupe et ses 12 sociétés seront dématérialisées, lues, validées puis intégrées automatiquement dans l’ERP PeopleSoft Finances par les solutions-métiers ITESOFT.FreeMind for Invoices et ITESOFT.Share. ITESOFT fait appel à son partenaire intégrateur Capgemini.
La dématérialisation, levier d’optimisation de la performance administrative Acteur majeur dans l’univers des ressources humaines depuis plus de 50 ans, le Groupe Vedior France a réalisé un chiffre d’affaires en 2006 de 3,137 milliards d’euros. 4 200 collaborateurs permanents servent 60 000 entreprises clientes et gèrent 400 000 collaborateurs intérimaires délégués au travers d’un réseau de 900 agences.
Soucieux d’améliorer sans cesse sa performance administrative, Vedior France, et plus particulièrement la Direction Financière, est en état de veille permanente sur les leviers d’optimisation potentiels. Il confronte régulièrement ses pratiques avec celles d’autres entités du Groupe. Le projet de dématérialisation et l’automatisation du traitement des factures fournisseurs entrantes, est logiquement né de ces réflexions.
Priorité à une organisation simplifiée, efficiente et sécurisée Après une analyse fine des processus en place, une campagne de sensibilisation en interne et une définition précise de l’organisation-cible et des règles de gestion à respecter, Vedior France lance une consultation auprès des principaux acteurs du marché avant de choisir l’éditeur leader en France, ITESOFT et son partenaire intégrateur Capgemini.
Les factures fournisseurs étaient jusque là reçues en de multiples points (sièges, agences, filiales) pour enrichissement et validation avant d’être renvoyées vers le service comptabilité fournisseurs central pour comptabilisation dans l’ERP PeopleSoft Finances. Le traitement manuel des pièces et l’absence de visibilité du statut de la facture étaient à la source de dysfonctionnement et de coûts administratifs importants.
Le projet sera mis en production en fin Septembre 2007, soit 5 mois après son lancement, sur le périmètre entier des factures fournisseurs du Groupe Vedior France: 100 000 documents envoyés par 8 000 fournisseurs.
Près de 2 000 « acheteurs » vont valider les factures, préalablement scannées, lues et pré-imputées automatiquement en site central en respect des natures de charges déclarées dans PeopleSoft Finances. A l’issue du processus de Bon à Payer paramétrable en fonction du montant de la dépense et de sa nature, la facture sera comptabilisée dans l’ERP. Un tableau de bord web permettra aux décideurs financiers de contrôler en temps réel le statut de chaque facture, les engagements de dépenses et la fluidité du processus.