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Darty améliore le traitement de ses factures avec l’aide de W4

Avril 2007

Darty industrialise son mode de traitement de factures de frais généraux en modernisant son infrastructure informatique
Structuré en sociétés régionales, le groupe Darty compte 200 magasins en France et emploie 10 000 personnes (dont 30 % au SAV) Dans le cadre d’un vaste projet visant à optimiser le mode de traitement de ses factures, Darty, après avoir sélectionné l’outil b-WIze INVOICE de la société EMC Captiva pour la partie numérisation, s’oriente vers une solution de workflow pour compléter son processus de dématérialisation tout en optimisant et en rationalisant le circuit de gestion d’approbation.
Dans un premier temps, ce projet porte sur toutes les factures d’une société régionale de Darty. Sont impliquées dans le processus comptable, 65 personnes parmi lesquelles 2 administrateurs et 7 personnes à la comptabilité (imputation + centrale des paiements), 3 personnes au contrôle de gestion (rôle de consultation) et enfin 53 signataires. Le processus de frais généraux concerne environ 1 700 factures par mois pour cette société régionale, soit environ 20 000 dossiers par an (chaque dossier (facture) pouvant comporter plusieurs pages).
Dans ce contexte, W4 est retenu pour mener à bien le projet avec pour double objectif de:
- contrôler les procédures: leur informatisation améliorera la traçabilité des opérations et le respect des différentes étapes de gestion pour les dossiers concernés . Au terme de la procédure, elle garantira que toutes les approbations requises ont bien été obtenues et permettra la conservation d’ un dossier complet _ dématérialiser les factures de frais généraux: cette dématérialisation accélérera le traitement du dossier par une transmission instantanée de celui-ci vers l’autorité d’approbation suivante dans le circuit administratif
Du point de vue opérationnel, le processus de traitement se décline de la manière suivante: les factures sont numérisées à l’aide de l’outil de LAD de EMC Captiva puis sont envoyées vers le workflow W4 et mises à disposition de toutes les personnes concernées par le processus comptable.
Le service comptable saisit alors l’imputation avec choix du premier signataire qui reçoit directement le dossier dans sa corbeille de tâches.
Pour prendre sa décision, le signataire pourra s’appuyer sur la visualisation de la facture, la consultation de pièces jointes … Son accord entraîne la transmission du dossier à l’approbateur suivant, s’il y a lieu.
En effet, le système détermine automatiquement le circuit complet des approbateurs, en fonction du seuil de signatures autorisées pour chaque signataire.
Le signataire peut mettre le dossier en litige s’il n’est pas d’accord pour payer la facture, en désignant la personne en charge du litige (lui-même ou une des personnes ayant validé le dossier auparavant). Le comptable peut consulter également l’état d’avancement des visas, et éventuellement relancer l’approbateur qui bloque le processus. Grâce à W4, chaque approbateur a la possibilité de suivre les dossiers sur lesquels il est intervenu. Ce n’est qu’après validation d’un dossier par tous ses signataires que la facture est réputée bonne à payer. Le workflow W4 envoie un ordre de bon à payer directement dans le système comptable de Darty.