Les thèmes d'actualité

Iron Mountain appelle à la mise en conformité de la gestion des archive avec la future directive MiFID

Aout 2006

Iron Mountain appelle à aider dès à présent les entreprises à préparer leurs systèmes informatiques dans l'optique de la directive MiFID (Markets in Financial Instruments Directive) qui concerne les marchés d'instruments financiers.
Appelée à entrer en vigueur dans 18 mois, la directive MiFID devrait avoir sur les marchés financiers européens un impact comparable à celui combiné du passage de l'an 2000, de Bâle II et de Sarbanes-Oxley, avec un coût de mise en conformité jugé substantiel. Des articles dans la presse prédisent des conséquences désastreuses pour les entreprises qui n'ont pas encore envisagé comment adapter leur stratégie de gestion des archives aux exigences de cette nouvelle directive. Celle-ci va en effet obliger nombre d'entre elles à conserver des archives pendant une durée pouvant atteindre cinq ans voire davantage.
Fort de plus de 50 ans d'expérience dans la gestion des archives et de l'information, Iron Mountain aide les entreprises à travers le monde à se mettre en conformité avec les diverses réglementations nationales et internationales, ainsi qu'à assurer la protection de leurs informations en cas de sinistre. La société prodigue ainsi aux entreprises de toutes tailles une liste de conseils élémentaires dressée par ses experts en matière de gestion des archives:
· Mise en route.
MiFID sera effective en novembre 2007, aussi la planification devrait commencer au cours des deux prochains mois, afin de prévoir les coûts et ressources supplémentaires qui seront éventuellement nécessaires.
· Implications:
L'heure est venue de se pencher sur la directive et de mettre en oeuvre les changements là où ceux-ci pourront être requis.
Assurez-vous que le conseil d'administration, la direction informatique et la direction administrative et financière sont tous conscients des implications de MiFID et de son incidence sur les différentes fonctions au sein de l'effectif. La formation du personnel dès aujourd'hui permettra d'économiser énormément de temps et de travail à l'avenir, en particulier en termes de continuité de l'activité.
· Fréquence de restauration:
Structurez votre gestion des archives de façon que les informations soient stockées en fonction de la fréquence à laquelle elles devront être restaurées.
· Intégration:
Assurez-vous que tous les documents susceptibles d'être concernés par la directive sont protégés dans un environnement sécurisé, que ce soit sous forme physique ou numérique. Les sauvegardes en ligne, l'archivage électronique sécurisé et le stockage hors site doivent être tous intégrés pour former un système complet et transparent.
· Discernement:
Ce n'est pas parce qu'une nouvelle directive se profile à l'horizon que les responsables des archives doivent soudain se mettre à tout sauvegarder systématiquement afin de se prémunir contre toutes les éventualités. Les archives doivent être gérées, et non thésaurisées, par conséquent tout système mis en place doit être suffisamment souple pour faire face à tout besoin supplémentaire qui se ferait jour.